sense, rhythm and follow up | procdm
Soms heb je een groep die collectief nog niet uit de verf komt. Goede intenties zijn er, de puntjes op de ‘i’ niet.
In zo’n situatie kost een collectieve stap voorwaarts extra energie. Een deel van de groep sluit meteen aan bij een volgende stap, de rest sluit op hun eigen moment en of eigen manier aan, soms haakt een enkeling zelfs af.
Vecht daar niet tegen. Accepteer deze realiteit en omarm het.
Lees verderJe informeert mensen over een afspraak, een verandering, een uitnodiging en er wordt gereageerd met een vraag.
Wanneer jij zendt heb je ook de verantwoordelijkheid datgene wat je stuurde op te volgen.
Lees verderSense
De essentie vatten. Verbinden met wat is.
Data lezen. Laag hangend fruit en bottleneck identificatie. Werken met de realiteit. De intentie te begrijpen.
Waar wil je beter in worden?
Wil je meer klanten kunnen bedienen? Wil je sneller kunnen reageren, antwoorden en of leveren?
Wil je meer flow, plezier in de organisatie ervaren? Wil je de branche kennis in je organisatie zien toenemen?
Zoek je een groter bereik? Wil je een nieuwe stap zetten?
Wil je meer ruimte in je organisatie ervaren? In de zin van minder handelingen en of ‘clicks’ en exit to-do-lists?
Wil je beter worden in wat je doet?
Ongeacht wat je wilt bereiken, het begint van binnen naar buiten. De waardevolste stap voorwaarts heeft te maken met begrijpen, kiezen door te doen en opvolgen. In mijn woorden: sense, flow & following up.
Sense, flow & following up gedrag kun je ondersteunen met ICT systemen. Overzichtelijk, traceerbaar, begrensd en meetbaar.
Kunnen vertrouwen op de gegevens in je scherm en wat dan nog mogelijk is. Waardoor je daadwerkelijk met elke vraag, elk nieuw verzoek kunt omgaan.
Dan word je steeds beter in wat je doet.
Het gevoel dat je constant achter de feiten aanloopt. Nieuwe opdrachten die voor je neus weggekaapt worden. Veel opstarttijd nodig hebben: het duurt lang voor je ergens prettig geconcentreerd mee bezig bent.
Achterstanden die oplopen.
Het goede nieuws is dat er genoeg te doen is. Je hebt (meer dan) genoeg werk. Zeker wanneer aan je getrokken wordt; dan verwachten, hopen mensen nog steeds dat jij ze uiteindelijk kunt helpen.
Meer goed nieuws: van een duidelijke achterstand valt veel te leren. Je ervaart waartoe je in staat bent wanneer je het uiteindelijk allemaal inloopt.
#0) Door alle taken waar je mee achter loopt én alle huidige taken die je op dit moment hebt te noteren. Kortom, alles wat van je verwacht wordt.
#2) On-the-job werk je dit overzicht steeds bij. Taken die je over het hoofd hebt gezien voeg je toe en taken die je hebt afgerond verwijder je. Doel is dit overzicht zo snel mogelijk blanco te krijgen.
Misschien dat je nu denkt; nou, ik vink liever af wat ik al gedaan heb. Voor dit overzicht geldt echter: afgerond is van de lijst. Je focus wil je geheel en al hebben op wat nog moet en het ‘succes’ is… dat je ziet dat die lijst kleiner en kleiner wordt.
#1) Achterstanden haal je in door eerst te zorgen voor het huidige werk. Het werk wat je er sinds de vorige werkdag bij gekregen hebt. Dat je daar mee bij bent en blijft. Zodat je met die werkzaamheden relaxed in de pas blijft lopen met je collega’s en klanten.
Zoals elke werkdag eerst het nieuwe of gewijzigde van de vorige werkdag verwerken. ‘Sense, flow & following up’ voor je kerntaak doen.
Eerst alle werk ‘sinds de vorige werkdag’ biedt direct flow omdat je collega’s en klanten ook aan deze werkzaamheden werken. Je werkt samen. En het voorkomt dat je nieuwe achterstanden opbouwt. Want je doorbreekt hierdoor gelijk de vicieuze cirkel van steeds meer achterlopen.
#3) Na het werk ‘sinds de vorige werkdag’ haal je stap voor stap de achterstand in.
Een prestatie kun je, in werk wat achter loopt, niet meer leveren. Goed afronden kan nog wel.
Op maandagochtend uit de nachtdienst komen en dinsdagochtend een vroege dienst werken. Wat gezond is, verschilt van persoon tot persoon en ook van (tijdelijke) omstandigheden in het leven.
Er zijn vroege vogels die gedijen op strak vier tot vijf ochtenddiensten achter elkaar. Er zijn nachtwachten die liever ook geen middagdiensten willen werken. Er zijn mensen die gedijen op om de dag een dienst. Zoals er ook mensen zijn die alle diensten kunnen en willen werken zolang ze maar niet de combinatie ’s-ochtends-uit-de-nachtdienst-komen-met-de-volgende-dag-een-vroege-dienst krijgen.
Gezonde werkritmes houden zoveel mogelijk rekening met waar, wanneer, en in wat voor werk iedereen tot zijn recht komt. Waardoor minder verloop, minder verzuim en een grotere betrokkenheid.
En dan is er nog het hier en nu. Van een plotseling overlijden tot onverwacht verrast worden met een lang weekend weg.
Bereid zijn (snel) te schakelen wanneer een collega (onverwacht) verstek laat gaan, biedt ruimte een extra stap te zetten of werk anders te organiseren.
Dankzij alle wensen, noden en omstandigheden van mensen komt een rooster rond.
Iets ordenen lukt de meeste mensen wel. Als de ‘nood’ hoog genoeg is ruim je de kamer op, gooi je het afval weg en poets je de keuken. Neem je een besluit, reageer je op een klacht en ruim je de mail box op.
Orde houden is een ander verhaal. Dat vergt gedrag waar je op kunt rekenen gedurende een langere periode. Zaken op gezette tijden doen of (bewust) laten.
Het is er zijn, op komen dagen. De voorbereiding gedaan hebben, materialen bij je. Je (kern) taak doen. Zien, horen en waar nodig opvolgen. Gedrag waar jij en anderen, op kunnen rekenen. Het blijkt meestal ook ontvankelijk en aanstekelijk gedrag!
Orde houden begint met er iedere werkdag te zijn. Letterlijk op de werkvloer, op kantoor of online present. En vervolgens je kerntaken, naar beste kunnen, uit te voeren. Je rol te zijn, te weten wat je kerntaak is en verantwoordelijkheid te nemen door wat je doet en laat.
Als voorzitter bijvoorbeeld mensen welkom heten en de vergadering starten. Als oproep winkelmedewerker het team groeten, de schoonmaak spullen pakken en het eerste schap leeg halen. Of als kantoor medewerker iedere werkdag eerst te reageren op alle nieuwe aanvragen en wijzigingen sinds de vorige werkdag. Het liefst door deze nieuwe aanvragen en wijzigingen verder te brengen en, indien mogelijk, af te ronden.
Ordenen is belangrijk, op orde houden maakt verschil.
Werk je op een manier waar je op kunt rekenen? Lever je kwaliteit en innoveer je waar en wanneer dat nodig is?
Kunnen anderen van jouw werk op aan? Met name mensen die van jouw acties afhankelijk zijn om verder te kunnen?
Geeft, hoe je je werk doet, jou ruimte? Ruimte om, waar nodig, zaken uit te zoeken, een alternatief te vinden, te overleggen, even de benen te strekken… en ineens te ‘weten’ hoe je een lastige zaak wel kunt tackelen?
Bij zijn is een manier van werken waar je op kunt rekenen. Een ritme wat flow geeft en wat uitnodigt mee te doen. Een structuur met ruimte om te willen begrijpen.
Bij zijn is kwaliteit leveren en elke dag een stapje beter worden in wat je doet.
Het is elke dag opnieuw een bij zijn moment met je kerntaak of kerntaken. En daardoor ruimte om te luisteren of om creatieve, alternatieve oplossingen te vinden wanneer de gevraagde oplossing als zodanig niet mogelijk is.
Ook al vind je soms wel ergens iets van, je oordeelt niet. Door bij te zijn zie je de realiteit, accepteer je die en bouw je vanuit daar.
Je weet wanneer er een extra stap nodig is en steekt de handen desnoods letterlijk uit de mouwen.
Bij zijn is een combinatie van willen begrijpen (sense) en doen (daadkracht), binnen organisatorische grenzen. Actieve service met compassie voor mensen, binnen het vermogen van de organisatie.
Door bij te zijn krijg je samen meer voor elkaar, wordt er meer mogelijk en heb je plezier onderweg!
© 2024 bij zijn
Thema gemaakt door Anders Noren — Boven ↑