sense, rhythm and follow up | procdm

Auteur: Maritza (Pagina 4 van 5)

Iedereen is bij met iets

Iedereen is bij met iets. Elke dag opstaan en aan het werk of naar school gaan. Routines als ontbijten of een huisdier eten geven. Iedereen is wel ergens bij mee.

Wanneer je ergens een bij zijn routine van gemaakt hebt kost het doen geen (denk) kracht meer. En roept de uitvoering nagenoeg geen weerstand meer op. Je voert het uit. Daar kun je op rekenen. En ongemerkt wordt je er steeds een stapje beter en handiger in.

Wanneer je bij bent met kern taken thuis, in je werk, sport en of studie, ontstaat er ruimte voor net even anders zaken, voor iets nieuws of voor de niet urgente, belangrijke zaken die je al wilde oppakken.

Wat is bij zijn?

Terug komen van vakantie en enkel de nieuwe aanvragen, verzoeken en wijzigingen van vandaag, misschien een paar die gistermiddag laat binnen kwamen, in je scherm zien. Je collega’s hebben gedurende jouw vakantie gezorgd dat jullie werk uitstekend bij bleef.

Meteen antwoord kunnen geven. Omdat de gegevens in je scherm bij zijn. Binnen twee tot vijf ‘clicks’ weet je hoe je iemand kunt helpen.

Elke werkdag een bij zijn moment. Bij met taken die je structureel uitvoert: de kern van je werk.
Bijvoorbeeld als kantoor medewerker het moment waarop je alle nieuwe aanvragen, verzoeken en wijzingen die binnen kwamen sinds de vorige werkdag hebt verwerkt. De mail weer bij is, de bijbehorende inboxen (zo ver mogelijk) leeg. Of als manager het moment waarop je alle nieuwe (hulp) vragen of verzoeken van je team sinds de vorige werkdag hebt beantwoord, opgevolgd of afgerond.

Tijdens het werk, kort ‘sparren’ over de aanpak van lastigere situaties waar je niet 1-2-3 uit komt. Je collega en of leidinggevende kijken even mee met wat je doet en delen ervaring waarmee je verder kunt.

Dat je het klanten snel laat weten het wanneer je niet kunt voldoen aan hun vraag. Om wat voor reden dan ook. Zodat de klant (nog) een andere oplossing kan organiseren. Eventueel stel je een alternatieve oplossing voor.

Tijd hebben om ergens in te duiken. Iets uit te zoeken en zaken te verbeteren. Waarna het werk weer een stapje beter, menselijker, handiger, sneller of accurater kan worden gedaan.

Kortom, bij zijn is samen werken vanuit rust.

In plaats van een out of office reply…

kun je elkaars werk overnemen. Zodat iemand met een vraag niet hoort: ‘Nee, hij is ‘s woensdags altijd vrij’ of direct een out of office reply krijgt.

Je zoekt naam, bedrijf, locatie of de opdracht op. En je scherm toont wat, wanneer, door wie het laatst besloten en gedaan is.

Daarmee beslis je of je iemand verder kunt helpen of dat je toch beter helpt met een terug bel verzoek.

Voor de meeste vragen is een terug bel verzoek onnodig wanneer de gegevens in je scherm bij zijn. Dan kun je gewoon reageren in lijn met waar de dienstverlening voor iemand op dat moment is. Die verschilt als het goed is namelijk niet van hoe jij werkt voor de mensen die aan jouw toegewezen zijn.

Luister naar mensen, sta ze te woord, reageer en help ze, indien je half kunt, een stap verder.

Don’t blame, help people get up

How people react upon other people’s mistakes makes a difference for many.
For the one making the mistake as well as for the ones present when it happened.

Whenever you make a mistake, and yes, we regularly do, because hey, we’re humans, you’ll know it. Bugger.
But it’s said, done and we can’t turn back time.

When people around you just let you be with your fault for a moment:
don’t rub it in,
keep their mouth shut,
and their posture in the now and near future,
the more likely you won’t make that mistake ever again. Not on purpose for sure.

When you receive some undisturbed time from the people with you,
just for a couple of seconds or a day:
you can let your fault sink in,
learn from it
and do things differently now and in the future.

Every time people think they need to say something about flaws others accidentally committed,
punishing, pinpointing others how they should have behaved or done,
people’s attention shifts from learning… to getting frustrated and angry with the ones who’d done better.
Or worse, shifts from the opportunity to learn… to hide oneself or pleasing their judges.

People who give true space, let you be for the time you need and then just help you get up, lead.
You (unconsciously) know it’s safe to be who you are while they are in charge.
As a consequence, you are getting better in what you do.

Wat doe je na een nare ervaring? Blijf je staan?

Het is makkelijk mee doen als het goed gaat. Maar wat doe je wanneer het een tijdje niet zo leuk is? Misschien zelfs een keer echt ‘naar’ is geweest? Wellicht mede door jouw toedoen?

Sta je er dan weer?

Degenen die er de volgende keer weer staan tonen ruggengraat. Het zijn mensen op wie je kunt rekenen, met wie je kunt bouwen en met wie je zaken voor elkaar krijgt.

Degenen die na het ‘nare incident’ besloten voortaan weg te blijven,
blijven, vooral aan zichzelf, herhalen en verklaren waarom zij toen afgehaakt zijn. 

De eerstvolgende handschoen heb ik nieuw opgepakt met het besluit te blijven staan. Wetend dat ik er uit zou kunnen komen wat er ook zou gaan gebeuren. Vervolgens mooie dingen beleefd, nieuwe zaken geleerd en prachtige verhalen verzameld!

Zelf bijdragen aan wat je wenst

Stel, je wilt een hogere opkomst van je team. Je wenst dat iedereen er elke keer is, meedoet en zijn best doet. Dan kun je mensen dat vragen, zeggen, het per procedure vastleggen of op een andere manier proberen af te dwingen.

Waarschijnlijk werkt dat een keer, een tweede keer. Daarna zakt de opkomst opnieuw in of wordt er in het meedoen gesaboteerd.

Wat werkt,
sneller dan je nu verwacht, 
blijvend, ook in moeilijkere tijden 
én intrinsiek motiverend… 
is zelf er iedere keer te zijn. 

Voorbereid, alert en klaar om je bijdrage te leveren. 
Wat de uiteindelijke bijdrage dan ook blijkt te zijn.

Er zelf zijn en bijdragen aan wat je wenst dat er gebeurt, is intrinsiek bevorderend leiden. Datgene wat je doet en laat ‘zegt’ het duidelijkst wat je wilt.

Fijn dat je er bent!

Mensen zien en als medewerker ervaren dat je gezien wordt, is niet onlosmakelijk verbonden aan het werken in teamverband.

Of je gezien wordt, hangt in beginsel af van hoe een team ingezet wordt.

Wanneer een team bestaat uit individuele, zelfstandige medewerkers die elkaar aflossen en zelden tegelijkertijd samen aan iets werken, kan het lang duren voordat je als nieuwe collega echt gezien en geaccepteerd wordt.
Voordat iemand opmerkt: “ Fijn dat je er bent!”
Simpelweg omdat jullie, door het weinige contact, langer oppervlakkig kunnen blijven. Het zijn teams die, mits klein en met weinig verloop, wel uitstekend kunnen functioneren. 

Aan de andere kant van het spectrum bestaat een team uit een vrijblijvende groep mensen die, in de tijdsspanne dat ze samen zijn, iets voor elkaar boksen. Deze teams kunnen op helder afgebakende klussen snel resultaat boeken. Iedereen wordt gezien. Alleen al door de dingen die je samen, tijdens het werken mee maakt. Daarbij sta je er in zo’n team letterlijk niet alleen voor. Binnen deze teams leer of groei je, met name in het begin en bij nieuwe klussen, snel. 

Vroeg of laat… je hoort er bij.

Week 24 en een vraag over week drie

Het is week 24 en ik krijg een vraag over een factuur uit week drie. Even zoeken en de vraag blijkt eerder gesteld en beantwoord. Een tien minuten klusje.

Achterstanden kosten organisaties en de mensen met – en voor wie ze werken teveel. Qua geld, tijd en energie.

Ik weet dat het onbegonnen werk lijkt de stroom vragen, verzoeken, wijzigingen en nieuwe aanvragen dagelijks bij te werken.
En ja, het lijkt verstandig taken op te sparen om ze in één keer achter elkaar af te handelen.

Toch blijkt dat zaken laten liggen fouten genereert en teveel kost.

Wanneer je besluit bij te zijn gaat dat veel gemakkelijker en sneller dan je nu verwacht. Het is zelfs leuk om te doen!

Dagelijks bij zijn creëert ruimte. Het zorgt dat je lichter, prettiger, gemakkelijker en creatiever kunt werken. Wanneer je kiest bij te zijn, is bij zijn vrij snel jullie nieuwe status quo. 

Door bij te zijn, worden zaken, binnen een werkdag opgepakt, beantwoord of in ieder geval opgevolgd met een eerste reactie. Ook wanneer het maanden later gestelde vragen betreft 😉.

« Oudere berichten Nieuwere berichten »

© 2024 bij zijn

Thema gemaakt door Anders NorenBoven ↑