Omdat het om mensen gaat

Categorie: flow

Meer routines, minder procedures

Een routine is een regelmatig terugkerende handeling die geen denkkracht of document kost. Zoals tandenpoetsen voor je slapen gaat.

Een procedure is een document met handelingen die je in de gedocumenteerde volgorde uitvoert om de beschreven taak te voldoen.

Alhoewel je ’tandenpoetsen’ prima in een procedure kunt vastleggen zijn er verschillen tussen procedures en routines. Verschillen in fouten en energie, waardoor ik, waar mogelijk, routines inzet.

Plan, do, report verschillen tussen procedures en routines:

#1) Een routine is geen plan. Een routine focust op resultaat en laat in de uitvoering ruimte voor de organisatie cultuur. Routines doe je en de exacte uitvoering kun je ‘lezen’ met behulp van data (inhoudelijke data en meta data zoals audit trail data).
Een procedure ís het plan met een verwacht resultaat. In detail gedocumenteerd. De uitvoering dient te geschieden volgens plan. Elke afwijking of onverwachte uitkomst dient gerapporteerd te worden.

#2) Een procedure heeft strak omlijnde verwachtingen van de nabije toekomst. Een routine vindt neutraal resultaat.

#3) Een procedure biedt in zichzelf al kans op fouten. Elke afwijking of onverwachte uitkomst is niet volgens plan en dient gerapporteerd te worden. Het feitelijk rapporteren van fouten is best lastig. Als mens zijn we geneigd er verklaringen bij te leveren.
Een routine focust op invulling, oplossing en afronding.

#4) Een procedure focust op juist handelen.
Een routine focust op feitelijk resultaat. Tanden gepoetst, inbox leeg, alle nieuwe – en gewijzigde aanvragen sinds de vorige werkdag verwerkt, alle openstaande zaken nalopen en waar dat kon, verder gebracht of afgerond.

#5) Een procedure vraagt ‘must’ en ‘should’ van mensen die de procedure volgen.
Een routine vraagt ‘could’ en ‘must have’ van mensen die de routine uitvoeren.

#6) Een procedure kost denkkracht om te voldoen aan de procedure.
Een routine kost zo nu en dan creatieve denkkracht om de beste eerstvolgende actie voor de klant, waar je op dat moment voor bezig bent, te doen.


Wanneer het om vliegtuigen, intensive care, drinkwater, gasleidingen, kortom: leven en dood veiligheid gaat: procedures, procedures, procedures. Wanneer het (zakelijke) dienstverlening betreft waar een minder zwart/wit resultaat past: minder procedures, meer routines alsjeblieft.

Omdat routines naast resultaat, mensen ruimte geven om te groeien en genieten. Medewerkers én klanten.


©️procdm

The core task routine


#1 What information and data do you receive?


#2 What information and data you receive… 

do you have read, write and modify access to?


#3 What information and data you receive 

and have read, write and modify access to… 

do you decide upon for release to colleagues or clients?


What exactly do colleagues and customers depend on… what only you can do?

That’s your core task.


That’s the task to do every workday,


#1 Check if there is any new – or changed information and data regarding your core task since the previous workday.


#2 Take action upon this new – or changed information and data since the previous workday.



Doing so serves people.
More than we could have imagined upfront.

©️procdm

© 2022 Datamanagement en communicatie

Thema gemaakt door Anders NorenBoven ↑