Levende informatie en data

Met het woord ‘management’ kan ik niet goed uit de voeten. Vandaar dat ik ‘Informatie en data verwerking’ gebruik. Want om iets met informatie en data te kunnen… moet je doen.

Praten over, nadenken, procedures maken voor, beschrijven wat, plannen, handleidingen… het werkt met informatie en data niet totdat je met je handen in de klei zit. Informatie en data doet.

Je kunt er over vergaderen, om heen cirkelen en uit alle hoeken informatie en data verzamelen, pas wanneer je er daadwerkelijk, inhoudelijk mee aan de slag gaat… kom je verder.


Veel informatie en data hebben waar je niets concreets mee doet, verstopt je organisatie.

‘Dode’ informatie en data: informatie en data die je enkel hebt, niet leest en waar je geen actie op onderneemt is, voor je het weet, achterhaald. Ingehaald door nieuwe feiten.

Bewaren voor het geval dat… later… misschien… verzwakt je organisatie. Besluit dan de bulk informatie en data waar je niets mee doet te archiveren. Zo zorg je dat lopende – en nieuw binnenkomende zaken ‘alive and kicking’ kunnen blijven.

Het enige waar je informatie-en-data-waar-je-niets-mee-doet ooit, misschien voor nodig hebt is in retrospectieve zin. Wanneer je iets na wilt gaan of uit wilt zoeken. De beste plaats om dat te doen is, naast audit trails nalopen, in het archief.


Levende informatie en data doe je. Verwerk je. Vanuit daar, vanuit de inhoud, vanuit doen, kun je aan eventueel vereiste handleidingen, procedures, checklists en formulieren voldoen.
Andersom, formulieren en procedures eerst: verstikt. Dat verzwakt informatie en data voor je goed en wel begonnen bent.

Levende informatie en data is informatie en data die je doet. Leest, verwerkt, navraagt, controleert of checkt. Informatie en data op basis waarvan je keuzes of beslissingen maakt en actie onderneemt. Acties die je tevens ‘opvolgt’ (in de gaten houdt) tot ze afgerond zijn.


Levende informatie en data middels bij zijn, levert meer moois op dan je van tevoren had kunnen bedenken.