Ordenen doe je. Met of zonder ICT systeem

Operationele ordening is waardevol wanneer deze bij is. En operationele ordening is bij wanneer je doet. Elke werkdag opnieuw bijwerken. Gelijk beginnen al die eenvoudige, moeilijkere en soms complexe zaken in te passen, verder te brengen en af te ronden.

Een goed systeem ondersteunt je bij je werk. Wanneer je het systeem tenminste ‘alive and kicking’ houdt door bij te zijn. Lukt dat niet, dan verwatert de boel voor je het weet tot een administratie-achteraf-systeem met uiteindelijk driedubbel zoveel en meer, irritant werk.

Verstik het ordenen alsjeblieft niet met handleidingen en procedures.
Wanneer je daar niet aan ontkomt: maak ze dan achteraf. Nadat je de operationele uitvoering op de, voor jouw collega’s en klanten, beste manier onder de knie hebt. Eerst vatten – en met zo min mogelijk ‘clicks’ doen – wat je doet, voordat je documenteert hoe je het doet.


In een goed operationeel systeem:

#1 Maakt de flow duidelijk wanneer je wat doet.

#2 Laat het scherm zien waar je wat doet.

#3 Is het voor iedereen die er naar kijkt duidelijk wat er nog open staat en wat daar nog voor moet gebeuren. Het liefst weergegeven op de eerste pagina na inloggen, zonder franje, recht in je gezicht.

#4 Is er de audit trail. Te gebruiken wanneer je wilt achterhalen welke keuzes en stappen er precies voor een bepaalde aanvraag gedaan zijn. Niet om iemand op het schavot te hijsen, wel om van te leren, in de toekomst te voorkomen en om zaken in overleg, waar mogelijk, recht te zetten.

#5 Is er de database die je helpt te kiezen uit de opties die je op dat moment nog hebt.


Bij grotere ordeningen en bij ordenen voor meerdere locaties of teams is investeren in bovenstaande 5 punten de moeite waard.

Voor één, te behappen locatie, met iemand die daadwerkelijk verantwoordelijkheid voor de operationele ordening neemt door te doen, voldoet een Excel sheet nog steeds.
Ja, soms beter dan het overkoepelende systeem waar je je keuzes en aantallen uiteindelijk alsnog in administreert.