Tag: bij zijn (Pagina 2 van 2)

Wat is bij zijn?

31 augustus 2022 / Maritza

Terug komen van vakantie en enkel de nieuwe aanvragen, verzoeken en wijzigingen van vandaag, misschien een paar die gistermiddag laat binnen kwamen, in je scherm zien. Je collega’s hebben gedurende jouw vakantie gezorgd dat jullie werk uitstekend bij bleef.

Meteen antwoord kunnen geven. Omdat de gegevens in je scherm bij zijn. Binnen twee tot vijf ‘clicks’ weet je hoe je iemand kunt helpen.

Elke werkdag een bij zijn moment. Bij met taken die je structureel uitvoert: de kern van je werk.
Bijvoorbeeld als kantoor medewerker het moment waarop je alle nieuwe aanvragen, verzoeken en wijzingen die binnen kwamen sinds de vorige werkdag hebt verwerkt. De mail weer bij is, de bijbehorende inboxen (zo ver mogelijk) leeg. Of als manager het moment waarop je alle nieuwe (hulp) vragen of verzoeken van je team sinds de vorige werkdag hebt beantwoord, opgevolgd of afgerond.

Tijdens het werk, kort ‘sparren’ over de aanpak van lastigere situaties waar je niet 1-2-3 uit komt. Je collega en of leidinggevende kijken even mee met wat je doet en delen ervaring waarmee je verder kunt.

Dat je het klanten snel laat weten het wanneer je niet kunt voldoen aan hun vraag. Om wat voor reden dan ook. Zodat de klant (nog) een andere oplossing kan organiseren. Eventueel stel je een alternatieve oplossing voor.

Tijd hebben om ergens in te duiken. Iets uit te zoeken en zaken te verbeteren. Waarna het werk weer een stapje beter, menselijker, handiger, sneller of accurater kan worden gedaan.

Kortom, bij zijn is samen werken vanuit rust.

In plaats van een out of office reply…

15 juli 2022 / Maritza

kun je elkaars werk overnemen. Zodat iemand met een vraag niet hoort: ‘Nee, hij is ‘s woensdags altijd vrij’ of direct een out of office reply krijgt.

Je zoekt naam, bedrijf, locatie of de opdracht op. En je scherm toont wat, wanneer, door wie het laatst besloten en gedaan is.

Daarmee beslis je of je iemand verder kunt helpen of dat je toch beter helpt met een terug bel verzoek.

Voor de meeste vragen is een terug bel verzoek onnodig wanneer de gegevens in je scherm bij zijn. Dan kun je gewoon reageren in lijn met waar de dienstverlening voor iemand op dat moment is. Die verschilt als het goed is namelijk niet van hoe jij werkt voor de mensen die aan jouw toegewezen zijn.

Luister naar mensen, sta ze te woord, reageer en help ze, indien je half kunt, een stap verder.

Week 24 en een vraag over week drie

21 juni 2022 / Maritza

Het is week 24 en ik krijg een vraag over een factuur uit week drie. Even zoeken en de vraag blijkt eerder gesteld en beantwoord. Een tien minuten klusje.

Achterstanden kosten organisaties en de mensen met – en voor wie ze werken teveel. Qua geld, tijd en energie.

Ik weet dat het onbegonnen werk lijkt de stroom vragen, verzoeken, wijzigingen en nieuwe aanvragen dagelijks bij te werken.
En ja, het lijkt verstandig taken op te sparen om ze in één keer achter elkaar af te handelen.

Toch blijkt dat zaken laten liggen fouten genereert en teveel kost.

Wanneer je besluit bij te zijn gaat dat veel gemakkelijker en sneller dan je nu verwacht. Het is zelfs leuk om te doen!

Dagelijks bij zijn creëert ruimte. Het zorgt dat je lichter, prettiger, gemakkelijker en creatiever kunt werken. Wanneer je kiest bij te zijn, is bij zijn vrij snel jullie nieuwe status quo.

Door bij te zijn, worden zaken, binnen een werkdag opgepakt, beantwoord of in ieder geval opgevolgd met een eerste reactie. Ook wanneer het maanden later gestelde vragen betreft 😉.

Your core task, to do every work day

6 april 2022 / Maritza

#1 What information and data do you receive?

#2 What information and data you receive…

do you have read, write and modify access to?

#3 What information and data you receive

and have read, write and modify access to…

do you decide upon for release to colleagues or clients?

What exactly do colleagues and customers depend on… what only you can do?

That’s your core task.

That’s the task to do every work day,

#1 Check if there is any new – or changed information and data regarding your core task since the previous work day.

#2 Decide upon this new – or changed information and data since the previous work day by acting correspondently.

Doing so serves people.
More than we can imagine.