Tag: bij zijn (Pagina 2 van 2)

Wat is bij zijn?

31 augustus 2022 / Maritza

Terug komen van vakantie en enkel de nieuwe aanvragen, verzoeken en wijzigingen van vandaag, misschien een paar die gistermiddag laat binnen kwamen, in je scherm zien. Je collega’s hebben gedurende jouw vakantie gezorgd dat jullie werk uitstekend bij bleef.

Meteen antwoord kunnen geven. Omdat de gegevens in je scherm bij zijn. Binnen twee tot vijf ‘clicks’ weet je hoe je iemand kunt helpen.

Elke werkdag een bij zijn moment. Bij met taken die je structureel uitvoert: de kern van je werk.
Bijvoorbeeld als kantoor medewerker het moment waarop je alle nieuwe aanvragen, verzoeken en wijzingen die binnen kwamen sinds de vorige werkdag hebt verwerkt. De mail weer bij is, de bijbehorende inboxen (zo ver mogelijk) leeg. Of als manager het moment waarop je alle nieuwe (hulp) vragen of verzoeken van je team sinds de vorige werkdag hebt beantwoord, opgevolgd of afgerond.

Tijdens het werk, kort ‘sparren’ over de aanpak van lastigere situaties waar je niet 1-2-3 uit komt. Je collega en of leidinggevende kijken even mee met wat je doet en delen ervaring waarmee je verder kunt.

Dat je het klanten snel laat weten het wanneer je niet kunt voldoen aan hun vraag. Om wat voor reden dan ook. Zodat de klant (nog) een andere oplossing kan organiseren. Eventueel stel je een alternatieve oplossing voor.

Tijd hebben om ergens in te duiken. Iets uit te zoeken en zaken te verbeteren. Waarna het werk weer een stapje beter, menselijker, handiger, sneller of accurater kan worden gedaan.

Kortom, bij zijn is samen werken vanuit rust.

Elkaars werk kunnen over nemen, met verstand van zaken

30 augustus 2022 / Maritza

Effectief team werk bestaat uit een team waarin je gebruikt maakt van ieders sterkste kanten. En is een team waarbij iedereen het werk van elkaar over kan nemen wanneer dat zo uitkomt.

Zoals mensen die sterk zijn in ordenen en puzzelen… dat werk laten doen. Of mensen die communicatief sterk zijn… het bel werk laten doen.

Op deze manier hebben er al twee mensen weet van dezelfde klant of client. De één omdat hij of zij de klant of client gesproken heeft, de ander omdat hij de gegevens zo ver mogelijk verwerkt heeft. Samen voldoen ze aan de vraag die werd gesteld.

In een effectief team leven mensen en zaken! Je kunt eens ergens samen om lachen. Je staat er niet alleen voor, er is altijd iemand die er ook weet van heeft. Daadwerkelijk, met de handen in de klei, weet van heeft.

En wanneer je er zelf een paar dagen, of langere periode niet bent, wordt je werk naadloos overgenomen door je collega(’s). Ordenen & puzzelen of juist bellen kunnen zij prima een tijdje van je overnemen. Ze weten wat er speelt en hebben toegang tot de laatste stand van zaken. Vaak hebben ze al honderden keren zijdelings gehoord hoe jij belt of gezien hoe jij wijzigingen verwerkt.

Wanneer je een effectief team hebt, hebben andere mensen vaak niet eens in de gaten dat iemand anders hen te woord staat. En zo wel, dan zijn ze vaak geïntrigeerd in hoe het kan dat je hen zo gemakkelijk te woord staat… met verstand van zaken.

In plaats van een out of office reply,

15 juli 2022 / Maritza

kun je elkaars werk overnemen. Zodat iemand met een vraag niet hoeft te horen: ‘Nee, die is op woensdag altijd vrij’ of direct een out-of-office reply krijgt.

Je zoekt de naam, het bedrijf, de locatie of de opdracht op. En je scherm toont wat, wanneer, door wie het laatst besloten en gedaan is.

Daarmee beslis je of je iemand verder kunt helpen of dat je soms toch beter helpt met een terugbel verzoek.

Voor de meeste vragen is een terugbel verzoek onnodig wanneer de gegevens in je scherm bij zijn. Dan kun je gewoon reageren in lijn met waar de dienstverlening voor iemand op dat moment is. Die verschilt als het goed is namelijk niet van hoe jij werkt voor de mensen die aan jouw toegewezen zijn.

Luister naar mensen, sta ze te woord, reageer en help ze, indien je half kunt, een stap verder.

Werken met klanten vraagt aandacht

28 juni 2022 / Maritza

In theorie is het werk goed te doen.
De praktijk loopt echter al een poos achter de feiten aan. Het werk loopt steeds meer medewerkers over de schoenen.

In de planning is er hulp waardoor de één bijvoorbeeld klanten te woord kan staan en een ander de boel bij kan houden.
Aan de slag sta je als medewerker klanten te woord en probeer je tussendoor de boel bij te houden. De ingeplande hulp? Die zit elders administratie te doen of doet zijn eigen ding.
De praktijk is dan toch dat je er als medewerker alleen voor staat.

Werken met klanten, of ze nu bellen, mailen of voor je neus staan, vraagt aandacht. Immers geen klant is hetzelfde, bij iedere klant ben je opnieuw alert om ze van dienst te kunnen zijn. De ene klant wil zijn heldere verzoek snel afgehandeld hebben, de andere klant zoekt eigenlijk een luisterend oor.
Werk met klanten of cliënten, op een kantoor, in de zorg, in een winkel, loopt het grootste deel van de werkdag door. Daar tussendoor ook nog bij zijn met de administratie, voorraden, opruimen en schoonmaken is, wanneer je de ene na de andere klant te woord staat, niet (goed) te doen.

Niet goed te doen in de zin van foutgevoelig (continu switchen van taken) en demotiverend (onafgeronde taken).

Dat kan anders.

Hoe zet jij je team, je medewerkers in? Geef je ze de kans uit te blinken in wat ze doen? Of jaag je ze eigenlijk weg?

Week 24 en een vraag over week drie

21 juni 2022 / Maritza

Week 24 en een vraag over een factuur uit week drie. Al ervaar ik vaker dat bedrijven achter de feiten aan lopen, zo’n vraag als deze verbaast me weer. Even zoeken en de vraag blijkt eerder gesteld en beantwoord. Een 10 minuten klusje.

Wanneer ontdekken organisaties hoeveel hun achterstanden hen en anderen kosten: qua mensen, tijd en geld?

Ik weet dat het onbegonnen werk lijkt de stroom vragen, verzoeken, wijzigingen en nieuwe aanvragen dagelijks bij te werken.
En ja, het lijkt verstandig taken op te sparen om ze in één keer achter elkaar af te handelen.

Toch blijkt dat zaken laten liggen fouten genereert en teveel kost.

Dagelijks bij zijn creëert ruimte. Het zorgt dat je lichter, prettiger, gemakkelijker en creatiever kunt werken. Wanneer je kiest bij te zijn, is bij zijn vrij snel jullie nieuwe status quo.

Door bij te zijn, worden zaken, binnen een werkdag opgepakt, beantwoord of in ieder geval opgevolgd met een eerste reactie. Ook wanneer het maanden later gestelde vragen betreft 😉.

Your core task, to do every working day

6 april 2022 / Maritza

#1 What information and data do you receive?

#2 What information and data you receive…

do you have read, write and modify access to?

#3 What information and data you receive

and have read, write and modify access to…

do you decide upon for release to colleagues or clients?

What exactly do colleagues and customers depend on… what only you can do?

That’s your core task.

That’s the task to do every working day,

#1 Check if there is any new – or changed information and data regarding your core task since the previous working day.

#2 Decide upon this new – or changed information and data since the previous working day by acting correspondently.

Doing so serves people.
More than we can imagine.