Tag: routine (Pagina 2 van 2)

Iedereen is bij met iets

25 september 2022 / Maritza

Iedereen is bij met iets. Elke dag opstaan en aan het werk of naar school gaan. Routines als ontbijten of een huisdier eten geven. Iedereen is wel ergens bij mee.

Wanneer je ergens een bij zijn routine van gemaakt hebt kost het doen geen denkkracht meer. En roept de uitvoering nagenoeg geen weerstand meer op. Je voert het uit. Daar kun je op rekenen. En ongemerkt wordt je er steeds een stapje beter en handiger in.

Wanneer je bij bent met kerntaken thuis, in je werk, sport en of studie, ontstaat er ruimte voor net even anders zaken, voor iets nieuws of voor de niet urgente, belangrijke zaken die je al wilde oppakken.

Elkaars werk kunnen over nemen, met verstand van zaken

30 augustus 2022 / Maritza

Effectief team werk bestaat uit een team waarin je gebruikt maakt van ieders sterkste kanten. En is een team waarbij iedereen het werk van elkaar over kan nemen wanneer dat zo uitkomt.

Zoals mensen die sterk zijn in ordenen en puzzelen… dat werk laten doen. Of mensen die communicatief sterk zijn… het bel werk laten doen.

Op deze manier hebben er al twee mensen weet van dezelfde klant of client. De één omdat hij of zij de klant of client gesproken heeft, de ander omdat hij de gegevens zo ver mogelijk verwerkt heeft. Samen voldoen ze aan de vraag die werd gesteld.

In een effectief team leven mensen en zaken! Je kunt eens ergens samen om lachen. Je staat er niet alleen voor, er is altijd iemand die er ook weet van heeft. Daadwerkelijk, met de handen in de klei, weet van heeft.

En wanneer je er zelf een paar dagen, of langere periode niet bent, wordt je werk naadloos overgenomen door je collega(’s). Ordenen & puzzelen of juist bellen kunnen zij prima een tijdje van je overnemen. Ze weten wat er speelt en hebben toegang tot de laatste stand van zaken. Vaak hebben ze al honderden keren zijdelings gehoord hoe jij belt of gezien hoe jij wijzigingen verwerkt.

Wanneer je een effectief team hebt, hebben andere mensen vaak niet eens in de gaten dat iemand anders hen te woord staat. En zo wel, dan zijn ze vaak geïntrigeerd in hoe het kan dat je hen zo gemakkelijk te woord staat… met verstand van zaken.

Zelf bijdragen aan wat je wenst

30 juni 2022 / Maritza

Stel, je wilt een hogere opkomst van je team. Je wenst dat iedereen er elke keer is, meedoet en zijn best doet. Dan kun je mensen dat vragen, zeggen, het per procedure vastleggen of op een andere manier proberen af te dwingen.

Waarschijnlijk werkt dat een keer, een tweede keer. Daarna zakt de opkomst opnieuw in of wordt er in het meedoen gesaboteerd.

Wat werkt,
sneller dan je nu verwacht,
blijvend, ook in moeilijkere tijden
én intrinsiek motiverend…
is zelf er iedere keer te zijn.

Voorbereid, alert en klaar om je bijdrage te leveren.
Wat de uiteindelijke bijdrage dan ook blijkt te zijn.

Er zelf zijn en bijdragen aan wat je wenst dat er gebeurt, is intrinsiek bevorderend leiden. Datgene wat je doet en laat ‘zegt’ het duidelijkst wat je wilt.

Werken met klanten vraagt aandacht

28 juni 2022 / Maritza

In theorie is het werk goed te doen.
De praktijk loopt echter al een poos achter de feiten aan. Het werk loopt steeds meer medewerkers over de schoenen.

In de planning is er hulp waardoor de één bijvoorbeeld klanten te woord kan staan en een ander de boel bij kan houden.
Aan de slag sta je als medewerker klanten te woord en probeer je tussendoor de boel bij te houden. De ingeplande hulp? Die zit elders administratie te doen of doet zijn eigen ding.
De praktijk is dan toch dat je er als medewerker alleen voor staat.

Werken met klanten, of ze nu bellen, mailen of voor je neus staan, vraagt aandacht. Immers geen klant is hetzelfde, bij iedere klant ben je opnieuw alert om ze van dienst te kunnen zijn. De ene klant wil zijn heldere verzoek snel afgehandeld hebben, de andere klant zoekt eigenlijk een luisterend oor.
Werk met klanten of cliënten, op een kantoor, in de zorg, in een winkel, loopt het grootste deel van de werkdag door. Daar tussendoor ook nog bij zijn met de administratie, voorraden, opruimen en schoonmaken is, wanneer je de ene na de andere klant te woord staat, niet (goed) te doen.

Niet goed te doen in de zin van foutgevoelig (continu switchen van taken) en demotiverend (onafgeronde taken).

Dat kan anders.

Hoe zet jij je team, je medewerkers in? Geef je ze de kans uit te blinken in wat ze doen? Of jaag je ze eigenlijk weg?

Week 24 en een vraag over week drie

21 juni 2022 / Maritza

Week 24 en een vraag over een factuur uit week drie. Al ervaar ik vaker dat bedrijven achter de feiten aan lopen, zo’n vraag als deze verbaast me weer. Even zoeken en de vraag blijkt eerder gesteld en beantwoord. Een 10 minuten klusje.

Wanneer ontdekken organisaties hoeveel hun achterstanden hen en anderen kosten: qua mensen, tijd en geld?

Ik weet dat het onbegonnen werk lijkt de stroom vragen, verzoeken, wijzigingen en nieuwe aanvragen dagelijks bij te werken.
En ja, het lijkt verstandig taken op te sparen om ze in één keer achter elkaar af te handelen.

Toch blijkt dat zaken laten liggen fouten genereert en teveel kost.

Dagelijks bij zijn creëert ruimte. Het zorgt dat je lichter, prettiger, gemakkelijker en creatiever kunt werken. Wanneer je kiest bij te zijn, is bij zijn vrij snel jullie nieuwe status quo.

Door bij te zijn, worden zaken, binnen een werkdag opgepakt, beantwoord of in ieder geval opgevolgd met een eerste reactie. Ook wanneer het maanden later gestelde vragen betreft 😉.

Meer routines, minder procedures

7 april 2022 / Maritza

Een routine is een regelmatig terugkerende handeling die geen denkkracht of document kost. Zoals tandenpoetsen voor je slapen gaat.

Een procedure is een document met handelingen die je in de gedocumenteerde volgorde uitvoert om een taak te voldoen.

Alhoewel je ‘tandenpoetsen’ prima in een procedure kunt vastleggen zijn er verschillen tussen procedures en routines. Verschillen in fouten en energie, waardoor ik, waar mogelijk, routines inzet.

Plan, do, report verschillen tussen procedures en routines:

#1) Een procedure is een plan met een verwacht resultaat. In detail gedocumenteerd. De uitvoering dient te geschieden volgens plan. Elke afwijking of onverwachte uitkomst dient gerapporteerd te worden.
Een routine is geen plan. Een routine focust op resultaat en laat in de uitvoering ruimte voor de organisatie cultuur. Routines doe je en de exacte uitvoering kun je ‘lezen’ met behulp van data (inhoudelijke data en meta data zoals audit trail data).

#2) Een procedure heeft strak omlijnde verwachtingen van de nabije toekomst. Een routine faciliteert de nabije toekomst.

#3) Een procedure biedt kans op fouten. Elke afwijking of onverwachte uitkomst is niet volgens plan en dient gerapporteerd te worden. Waarbij het feitelijk rapporteren van fouten best lastig is. Want als mens zijn we geneigd er een verklaring bij te leveren.
Een routine focust op doen en afronding en biedt ruimte voor verbetering.

#4) Een procedure focust op juist handelen.
Een routine focust op feitelijk resultaat. Tanden gepoetst, inbox leeg, alle nieuwe – en gewijzigde aanvragen sinds de vorige werkdag verwerkt, alle openstaande zaken nalopen en waar dat kon, verder gebracht of afgerond.

#5) Een procedure vraagt ‘must’ en ‘should’ van mensen die de procedure volgen.
Een routine vraagt ‘could’ en ‘must have’ van mensen die de routine uitvoeren.

#6) Een procedure kost denkkracht om te voldoen aan de procedure.
Een routine kost zo nu en dan creatieve denkkracht om de beste eerstvolgende actie te doen.

Wanneer het om vliegtuigen, intensive care, vaccinaties, drinkwater, gasleidingen, kortom, leven en dood gaat: procedures, procedures, procedures. Wanneer het (zakelijke) dienstverlening betreft waar een minder zwart/wit resultaat past: minder procedures, meer routines alsjeblieft.

Omdat routines naast resultaat, mensen ruimte geven om zichzelf te zijn. Medewerkers, leveranciers en klanten, inclusief mijzelf.