Tag: wat is (Pagina 2 van 2)

Wat wil je voor elkaar krijgen?

24 oktober 2022 / Maritza

Soms zie je door de bomen het bos niet meer.

Wat wil je voor elkaar krijgen? En wat moet daar nog voor gedaan worden?

Wanneer wil je het voor elkaar hebben? Heb je een deadline, een datum?

Verzamel een lijst van wat er nog voor gedaan moet worden. Alles wat je op dit moment binnen 5 minuten kunt verzamelen en je te binnen schiet.

Daarvan kies je iets wat je nu zo ver mogelijk gaat afronden:

#1) Rekening houdend met de volgorde waarin het werk het handigst gedaan wordt. Zoals eerst stofzuigen, dan dweilen. Of eerst bij zijn, daarna werken aan de niet-urgente, belangrijke taak op je bord.

#2) Kun je taken schrappen of delegeren? Doe dat.

#3) Op basis van wat je op dit moment het beste kunt. Ben je op dit moment in staat de diepte in te duiken om echt te willen begrijpen, tot in detail uit te zoeken, of iets klopt, hoe iets werkt?
Of werkt het nu beter om eerst ‘laaghangend fruit’ te pakken? Werk wat je gemakkelijk afgaat, waar je niet echt hoeft na te denken en waarvan je in korte tijd een hele hoop kunt afronden?

Al doende wordt het taak na taak duidelijker wat er nog voor gedaan moet worden en hoe dat het beste gedaan kan worden.

Op het moment dat je weer ‘weet’ dat je het voor elkaar krijgt, zie je door de bomen het bos weer. En hoef je alleen nog zo goed mogelijk uit te blijven voeren. Tot de lijst van wat er nog voor gedaan moet worden… leeg is.

Versterken systemen het gedrag wat je wilt zien?

23 oktober 2022 / Maritza

Je maakt gebruik van ICT. Klantcontact systemen, logistieke, operationele systemen, financiële software, mail etc.

Versterken deze systemen het gedrag wat je organisatie belangrijk vindt? De manier waarop jullie zaken doen? Zaken voor elkaar krijgen? Zo ja, top! Houden zo!

Bij twijfel, zet eens op een rijtje welk gedrag je wilt zien binnen je bedrijf wanneer:

een nieuwe klant zich kenbaar maakt,
iemand solliciteert,
een klant een klacht heeft,
je organisatie ontdekt dat de levering anders dan verwacht gaat lopen,
je facturen opvolgt,
etc.

Het is waardevol, duurzaam en menselijk contact te zoeken wanneer vragen van klanten niet (geheel) duidelijk zijn, facturen niet betaald, oftewel, zaken anders lopen als verwacht.

Het ligt misschien buiten je comfort zone: iemand bellen of rechtstreeks mailen. Echter, je hebt de gegevens gekregen. Gebruik ze wanneer het langs elkaar heen werken of erger kan voorkomen.

Zoals direct contact bij:

Verzoek tot uitbetaling van een deel van de reserveringen. Afhankelijk van financiële ruimte, email, bericht of bellen: “Ik maak het als volgt voor je in orde: …….. Is dat wat je nodig hebt?”

Wanneer je een hulpvraag krijgt voor donderdag 17 april 2020 (datum klopt niet bij de dag van de week). Afhankelijk van urgentie, email, bericht of bellen: “Graag even hulp, gaat het om donderdag 16 april of heb je vrijdag 17 april een nachtdienst nodig?”

“Ik zag dat we de betaling van de factuur van 13 maart 2020 nog niet binnen hebben.” (Er is 30 maart een herinnering gestuurd.) Bellen: luisteren.

Wanneer je gegevens of informatie in je scherm ziet verschijnen waar je om gevraagd had. Sowieso reageren met iets van: “Bedankt!“

Wanneer iemand zich voor het eerst aanmeldt, zijn/haar interesse kenbaar maakt voor wat je bedrijf kan leveren. Allereerst: bellen. “Ik zag je/uw aanmelding, vraag of ….” Vragen stellen en vooral mond houden (luisteren).

Als eindverantwoordelijke kies jij hoe je bedrijf met mensen omgaat. Ook op momenten wanneer het niet loopt als verwacht.

Dankzij mensen komt een rooster rond

22 oktober 2022 / Maritza

Op maandagochtend uit de nachtdienst komen en dinsdagochtend een vroege dienst werken. Wat gezond is, verschilt van persoon tot persoon en ook van (tijdelijke) omstandigheden in het leven.

Er zijn vroege vogels die gedijen op strak vier tot vijf ochtenddiensten achter elkaar. Er zijn nachtwachten die liever ook geen middagdiensten willen werken. Er zijn mensen die gedijen op om de dag een dienst. Zoals er ook mensen zijn die alle diensten kunnen en willen werken zolang ze maar niet de combinatie ’s-ochtends-uit-de-nachtdienst-komen-met-de-volgende-dag-een-vroege-dienst krijgen.

Gezonde werkritmes houden zoveel mogelijk rekening met waar, wanneer, en in wat voor werk iedereen tot zijn recht komt. Waardoor minder verloop, minder verzuim en een grotere betrokkenheid.

En dan is er nog het hier en nu. Van plotseling een overlijden tot onverwacht verrast worden met een lang weekend weg.

Bereid zijn (snel) te schakelen wanneer een collega onverwacht iets overkomt, biedt ruimte een extra stap te zetten of werk anders te organiseren.

Dankzij alle wensen, noden en omstandigheden van mensen komt een rooster rond.

In plaats van een out of office reply,

15 juli 2022 / Maritza

kun je elkaars werk overnemen. Zodat iemand met een vraag niet hoeft te horen: ‘Nee, die is op woensdag altijd vrij’ of direct een out-of-office reply krijgt.

Je zoekt de naam, het bedrijf, de locatie of de opdracht op. En je scherm toont wat, wanneer, door wie het laatst besloten en gedaan is.

Daarmee beslis je of je iemand verder kunt helpen of dat je soms toch beter helpt met een terugbel verzoek.

Voor de meeste vragen is een terugbel verzoek onnodig wanneer de gegevens in je scherm bij zijn. Dan kun je gewoon reageren in lijn met waar de dienstverlening voor iemand op dat moment is. Die verschilt als het goed is namelijk niet van hoe jij werkt voor de mensen die aan jouw toegewezen zijn.

Luister naar mensen, sta ze te woord, reageer en help ze, indien je half kunt, een stap verder.

‘Nieuw’ aantrekkelijker dan wat is?

1 april 2022 / Maritza

Een nieuw programma, nieuwe software, nieuwe klanten, een nieuwe medewerker, een nieuw project… trekken allemaal aandacht. In het begin.

Een andere manier van handelen… begint pas na een tijdje op te vallen.

Anders werken met wat is,

#1) Begint klein. Door bijvoorbeeld vanaf nu in ieder geval met een ‘dank je wel voor je bericht’ te reageren op elke mail die binnenkomt. Persoonlijk.

#2) Begint met het pakken van ‘laaghangend fruit’. Die stappen binnen je proces van dienstverlening aanpakken die je direct beter kunt doen. Zoals over elk nieuw verzoek of elke wijziging zo snel mogelijk, daadwerkelijk een beslissing nemen. Letterlijk de bijbehorende actie te doen. Antwoorden, beginnen, doen, inplannen, afmelden, etc.

#3) Begint met hulp vragen aan je team, aan mensen binnen jouw groep. Geef mensen de kans je positief te verrassen. Zij maken de zaken uiteindelijk beter dan verwacht.

#4) Is doorgronden wat je hebt. Kunnen de huidige mensen, systemen, materialen en processen helpen bij datgene wat je voor ogen hebt?

#5) Vereist te weten wat je voor elkaar wilt krijgen. Zoals een hogere omzet, een hoger winstpercentage, nieuwe klanten, minder fouten, minder klachten, minder retourzendingen of een hoger percentage matches. De vertaalslag van dat wat je voor ogen hebt in iets wat eenvoudigweg te tellen is.

#6) Staat of valt met je daadwerkelijk te kunnen verbinden met wat is. Zoals contact hebben met de mensen die het werk doen, de data van de organisatie kunnen lezen en letterlijk zelf mee werken om zaken inside out te kunnen begrijpen en, waar nodig, te verbeteren.

Anders werken met wat is, is niet direct de aantrekkelijkste en mentaal gemakkelijkste manier. Voorbij de korte termijn blijkt anders werken met wat is… wel de duurzaamste te zijn.

Immers, een kleine verandering in gedrag herbergt de grootste kans van blijvende verbetering.

^©️procdm

Je doet iets goed want je organisatie staat

31 maart 2022 / Maritza

Je hebt als organisatie wensen, mogelijkheden, ziet ruimte voor verbetering en wilt kansen benutten.

Kijk daarbij ook eens achterom

#1) Kijk om naar wat er al staat. De organisatie, het bedrijf, het team zoals het inmiddels is. Ze heeft bestaansrecht.

#2) De medewerkers die er zijn, de klanten die je bedient, de systemen die je gebruikt, de routines die je hebt.

Het werkt, je doet iets goed!

Laat je niet overrompelen, overrulen of overtuigen door wat voor extern voorstel, advies of ‘moeten’ ook. Hoe fancy, onmisbaar, onontkoombaar en sterk ook gepresenteerd.

#3) Kijk naar de groei die je organisatie heeft doorgemaakt en naar wat er onderweg is geleerd.

#4) Naar de zaken die zijn beleefd, de ervaring die is opgedaan en de mensen die jullie ontmoetten en spraken.

#5) Kijk hoelang deze organisatie er al is!

Kijk om en put daar richting, kracht en energie uit.

Een volgende stap? Met wat is. Vanuit wat is. Je organisatie leert zelf het beste hoe.

En (externe) hulp? Prima… zolang je zelf de regie houdt!

^©️procdm

Beter dan bedacht begint met waarderen van wat is

31 maart 2022 / Maritza

Elk bedrijf, elke organisatie, elk team is anders. Heeft kennis en kunde, karakter en een eigen manier van doen.

Wil je iets voor elkaar krijgen binnen een organisatie, met een team, dan zul je eerst moeten ontdekken, en volledig leren waarderen, wat is. Je bewust verbinden met wat is.

Om te beginnen,

#1) Wie zijn er? Wie zijn zij? Wat doen zij? En wat willen zij?

#2) Wat zijn de huidige aantallen? De beschikbare capaciteit per dag bijvoorbeeld, het aantal leveringen per week of de variatie in reactie snelheden.

#3) Welke systemen zijn er en worden regelmatig gebruikt? Komt de voorraad -, aanvraag – of lever status in deze systemen overeen met wat er op de vloer gebeurt?

#4) Hoe wordt er gehandeld? Wordt er initiatief genomen, gereageerd, afgewacht, afgeschoven, besloten en of opgevolgd?

#5) Waar gaat het deze organisatie in de kern om? Gaat het met name om de winst, om de eigen mensen, om de klanten die ze van dienst is, om de bijdrage die ze levert?

En wat je er in eerste instantie ook van vindt, omarm het. Accepteer de realiteit. Verbind je met de huidige gang van zaken. En ontdek steeds beter waarom die is zoals ie is. Krijg zaken, waar nodig, in beweging door te accepteren wat is.

Immers, het hier en nu is de basis. En hoe eerder je je dat realiseert, hoe sneller écht noodzakelijke veranderingen kunnen plaatsvinden.

Werk met wat is. Geef mensen de kans je positief te verrassen. En krijg vanuit daar, wellicht via een totaal andere weg, samen zaken voor elkaar.