Categorie: rooster en planning

Aandacht voor klanten

24 november 2023 / Maritza

In theorie is het werk goed te doen. In praktijk loop je achter de feiten aan. Het werk loopt steeds meer medewerkers over de schoenen.

Qua planning is er hulp. De één helpt de klanten en een ander houdt de boel bij.

Aan de slag help je klanten en probeer je tussen door de boel bij te houden. De ingeplande hulp? Die doet de administratie of iets anders.
Als medewerker sta je er alleen voor.

Werken met klanten, of ze nu bellen, mailen of voor je neus staan, vergt aandacht. Want iedere klant is anders en bij iedereen ben je opnieuw alert om ze van dienst te kunnen zijn. De ene klant wil een heldere verzoek snel afgehandeld hebben, de ander zoekt meer een luisterend oor.
Werk met klanten of cliënten, op kantoor, in de zorg, in een winkel, loopt het grootste deel van de werkdag door. Onder tussen ook nog bij zijn met administratie, voorraden, opruimen en schoonmaken is, wanneer je de ene na de andere klant helpt, niet (goed) te doen.

Niet goed te doen in de zin van foutgevoelig (continu switchen van taken) en demotiverend (onafgeronde taken).

Dat kan anders.

Hoe zet jij je team, je medewerkers in? Geef je mensen de kans uit te blinken in wat ze doen? (Of jaag je ze onbedoeld weg?)

Gezonde werkritmes

25 juli 2023 / Maritza

Op maandagochtend uit de nachtdienst komen en dinsdagochtend een vroege dienst werken. Wat gezond is, verschilt van persoon tot persoon en ook van (tijdelijke) omstandigheden in het leven.

Er zijn vroege vogels die gedijen op strak vier tot vijf ochtenddiensten achter elkaar. Er zijn nachtwachten die liever ook geen middagdiensten willen werken. Er zijn mensen die gedijen op om-de-dag-een-dienst. Zoals er ook mensen zijn die alle diensten kunnen en willen werken zolang ze maar niet de combinatie ’s-ochtends-uit-de-nachtdienst-komen-met-de-volgende-dag-een-vroege-dienst krijgen.

Gezonde werkritmes houden zoveel mogelijk rekening met waar, wanneer, en in wat voor werk iedereen tot zijn recht komt. Waardoor minder verloop, minder verzuim en grotere betrokkenheid.

Goed plannen is (onbewust) werven

25 juli 2023 / Maritza

Wanneer je goed plant,
blijken de mensen die je plant…
nieuwe mensen aan te trekken.

Je plant goed wanneer je:

tijd neemt voor iemand die iets wil vertellen
luistert met de wil om te begrijpen
rekening houdt met ieder’s beschikbaarheid
rekening houdt met ‘vroege vogels’ en meer ‘avondmensen’
rekening houdt met het aantal uren per week dat iemand wil werken en of nodig heeft
mensen aanspoort wat langer achter elkaar vrij te nemen. Omdat je ‘ziet’ dat het ze goed zou doen.
accepteert dat iemand, om welke reden dan ook, (onverwacht) afzegt. En je vervolgens je uiterste best doet vervanging te vinden.
eventueel wat over jezelf vertelt. Huis dier, hobby of anekdote.
een keer vraagt ‘Hoe gaat het met je?’
letterlijk een keer mee werkt met de mensen die je plant. Hoe is het op locatie?
leert van wat de mensen die je plant allemaal meemaken!
elke werkdag als eerste weer bij bent met de planning
geduldig op iemand’s reactie kan wachten
gelooft in mensen, van het positieve uitgaat
na aanname van een klacht eerst wederhoor toepast
je verontschuldigt voor een fout
‘fouten’ aanneemt en deze zo snel mogelijk oplost, beperkt of schadeloos stelt
‘fouten’ van anderen kunt overnemen. Of in ieder geval helpt (even) te parkeren.
je de 25-jarige huwelijksdag, de vakantiebestemming, het huis dier en/of de hobby herinnert
elke werkdag opnieuw zo optimaal mogelijk plant
van elke vraag, verzoek of wijziging in ieder geval zo snel mogelijk laat weten dat je iemand’s bericht gezien hebt
op elke vraag en verzoek antwoordt. Ook wanneer er niet aan voldaan kan worden. En ook wanneer het al eerder gevraagd is.
bij twijfel navraag doet. ‘Wat bedoel je precies? Doe ik het zo goed?’
helder communiceert. Eén duidelijke vraag, met eventueel een kleine personal touch, per bericht.
elke dag een beetje beter wordt in plannen en aanverwante zaken
zo plant dat je zo min mogelijk tijd en energie van mensen vraagt
zo plant, dat de mensen die je plant… vanuit rust kunnen doen waar zij goed in zijn!
ruimte hebt
er bent.

Zo komen mensen bij je terug!

Onverwacht extra beschikbaarheid

6 juli 2023 / Maritza

Onverwacht mensen die dagen, weken doorgeven waarop ze extra kunnen en willen werken. Leuk!

Allereerst hun nieuwe beschikbaarheid aan het rooster en planning systeem toegevoegd. Dan toch even overleg met één van hen, omdat er voor hem meerdere locaties zijn die aangaven hulp te kunnen gebruiken.

Ah, de locatie die ik vervolgens ga vragen blijkt een andere te zijn dan degene die ik in eerste instantie op het oog had.
Hoe mensen tijdens jouw werk met je omgaan… maakt verschil.
Mijn collega blijkt bereid een stuk verder te rijden voor deze locatie!

8 diensten ✅

Elke werkdag beter

24 oktober 2022 / Maritza

Waar wil je beter in worden?

Wil je meer klanten kunnen bedienen? Wil je sneller kunnen reageren, antwoorden en of leveren?

Wil je meer flow, plezier in de organisatie ervaren? Wil je de branche kennis in je organisatie zien toenemen?

Zoek je een groter bereik? Wil je een nieuwe stap zetten?

Wil je meer ruimte in je organisatie ervaren? In de zin van minder handelingen en of ‘clicks’ en exit to-do-lists?

Wil je beter worden in wat je doet?

Ongeacht wat je wilt bereiken, het begint van binnen naar buiten. De waardevolste stap voorwaarts heeft te maken met begrijpen, kiezen door te doen en opvolgen. In mijn woorden: sense, flow & following up.

Sense, flow & following up gedrag kun je ondersteunen met ICT systemen. Overzichtelijk, traceerbaar, begrensd en meetbaar.

Kunnen vertrouwen op de gegevens in je scherm en wat dan nog mogelijk is. Waardoor je daadwerkelijk met elke vraag, elk nieuw verzoek kunt omgaan.

Dan word je steeds beter in wat je doet.

Dankzij mensen komt een rooster rond

22 oktober 2022 / Maritza

Op maandagochtend uit de nachtdienst komen en dinsdagochtend een vroege dienst werken. Wat gezond is, verschilt van persoon tot persoon en ook van (tijdelijke) omstandigheden in het leven.

Er zijn vroege vogels die gedijen op strak vier tot vijf ochtenddiensten achter elkaar. Er zijn nachtwachten die liever ook geen middagdiensten willen werken. Er zijn mensen die gedijen op om de dag een dienst. Zoals er ook mensen zijn die alle diensten kunnen en willen werken zolang ze maar niet de combinatie ’s-ochtends-uit-de-nachtdienst-komen-met-de-volgende-dag-een-vroege-dienst krijgen.

Gezonde werkritmes houden zoveel mogelijk rekening met waar, wanneer, en in wat voor werk iedereen tot zijn recht komt. Waardoor minder verloop, minder verzuim en een grotere betrokkenheid.

En dan is er nog het hier en nu. Van een plotseling overlijden tot onverwacht verrast worden met een lang weekend weg.

Bereid zijn (snel) te schakelen wanneer een collega (onverwacht) verstek laat gaan, biedt ruimte een extra stap te zetten of werk anders te organiseren.

Dankzij alle wensen, noden en omstandigheden van mensen komt een rooster rond.