bij zijn

Beter doen voor jezelf, de mensen om je heen, jouw omgeving en de wereld.

Wanneer je effectiever wilt werken, lichter wilt leven, meer wilt planten, minder wilt verspillen, of iets anders voor elkaar wilt krijgen, dan werkt bij zijn.

Je ontdekt op deze pagina hoe je bij bent met jouw kerntaak. Waardoor je anderen ook van dienst bent. Want wanneer jij bij bent met jouw werk, kunnen anderen daar op bouwen.

Wie zou iets aan deze tekst kunnen hebben?

Mensen die vergelijkbaar (vrijwilligers-)werk doen als ik. (Kantoor) werk wat vraag en aanbod ondersteunt. Zoals data management / gegevensverwerking, personeelsplanning / roosteren, werving en selectie, organisatie, documentatie, training, ordenen en op orde houden. Maar ook mensen die meer leidinggevend of uitvoerend werk doen. Of mensen die sporten, een opleiding volgen, een huishouden runnen.

Kortom, iedereen vanaf een jaar of 18.

Dat wat je mee bezig bent kan je iets schelen, je geeft er om, “you do care”. Dat gevoel, hoe klein ook, is de enige vereiste om bij te kunnen zijn.

Hoe jij, ik en ieder ander bijdragen aan onze wereld verschilt. Vanuit een kantoor of werkvloer functie, leidinggevend of uitvoerend.

Betrokken zijn bij je werk is niet altijd makkelijk. In combinatie met bij zijn wel. In die combi merk je dagelijks dat één en één… ongelooflijk veel meer dan drie is.

Het goud zit hem in doen en laten vanuit WAT IS.

Want we hebben geen meer vergaderingen, documenten, instructies, handleidingen, overleggen nodig.
Wel inhoud, details, data. En wel kiezen, doen en opvolgen. Elke dag een stapje beter. Daadwerkelijk doen. Waardoor je vrij snel gemakkelijk bij blijft.

Is bij zijn moeilijk?

Bij zijn doen is niet moeilijk. Je kunt zelf beginnen bij te zijn met vallen en opstaan en gaandeweg haar oneindige voordelen ervaren. In jouw eigen vakgebied, in jouw (vrijwilligers-)werk, in het huishouden of in iets anders.

En je kunt mijn hulp inschakelen.

Eén waarschuwing; bij zijn opent deuren. Doordat je je comfortabeler voelt, wordt jouw invloed groter.

Introductie

Mijn bij zijn methode zag 20 jaar geleden voorzichtig het licht. Tijdens mijn data werk voor gezondheid. Destijds besefte ik nog niet dat bij zijn zoden aan de dijk zet voor alles waar je om geeft.

Bij zijn werkt namelijk ook thuis, in het huishouden, jouw omgeving, in relaties, in sport etc. Het draagt bij aan alles wat je leuk vindt om te doen of waar je om geeft.

Of je wel of geen (betaald) werk hebt, of je eerste baan of juist je pensioen voor de deur staat, of je met je handen of je hoofd werkt, zelfstandig of liever samen werkt, iedereen kan bij zijn. Bijdragen.

Wat ik doe is bij zijn met vraag en aanbod.

Door vanuit WAT IS actie te ondernemen, op details, ‘zie’ ik vrij snel waar het in essentie om gaat. Wat er daadwerkelijk speelt. Dat geeft ruimte, rust, opent (nieuwe) mogelijkheden en maakt blij.

Bij zijn helpt me licht, gezond, en met plezier te werken. Te doen en te laten. Door bij te blijven houd ik ruimte voor nieuwe zaken die mijn pad kruisen. Kan ik ja zeggen tegen een last minute verzoek, heb ik tijd om te luisteren en is er ruimte om te ontmoeten en nieuwe dingen te ondernemen.

Mijn werk is bij zijn met vraag en aanbod. Onder meer met data (clinical trials), roosters en planningen. Ik ben zelf bij en kan je vanuit daar uitstekend begeleiden wanneer je daar gebruik van wilt maken.

Deel 2: Van overspoeld naar effectief betrokken

Oke, genoeg over mij, de focus ligt nu op jou.

Zometeen stel ik je drie vragen om jouw meest belangrijke taak boven tafel te krijgen. Want dat is het in essentie… we verloren gaandeweg onze basis orde.

Eerst gaan we kijken hoe je overspoeld raakt.

Hoe raak je overspoeld?

Door:

Onduidelijkheid of vage opdrachten.
Vergaderen, overleggen en e-mailen OVER je werk.
Teveel ‘brandjes’ blussen
Vragen en verzoeken die ‘geladen’ zijn met spoed, haast, stress, paniek of druk.
Deadlines. Alleen al het feit dat die er zijn.
Planningen maken en je er aan houden
Budgetten maken en je er aan houden
Omgaan met vragen en verzoeken die (onbewust) niet onder jou meest belangrijke taak vallen
Een volle inbox of volle inboxen
Een persoonlijke (jouw naam) werk e-mail waar je alle werk op ontvangt
Informatie waar je geen directe invloed op hebt.
Complexiteit. Teveel zaken of details in één verzoek of opdracht.

De belangrijkste taak

Ah, je bent nog hier, fijn!

Wanneer werken en to do’s regelmatig voelen als ‘de moed zakt je in de schoenen’, dan heb je een anker, houvast.

Want er is een manier om dat geworstel voorbij te komen.

Hier zijn de drie vragen om de meest belangrijke taak (in je werk) boven tafel te krijgen. Die kern van je doen en laten waarmee je verschil maakt.

#1) ONTVANGEN
Welke data en informatie, of materialen en mensen ontvang je? Krijg je binnen in je scherm, per telefoon of over de drempel?

#2) VERANDEREN
Welke data en informatie, of materialen en mensen die je ontvangt heb je lees-, schrijf- en wijzigingsrechten voor?

#3) VRIJGEVEN
Welke data en informatie, of materialen en mensen die je ontvangt en waarvoor je lees-, schrijf- en wijzigingsrechten hebt, neem jij besluiten aangaande vrijgave voor klanten of vrijgave naar het volgende organisatie onderdeel?

Tips krijg je zometeen. Neem nu even tijd om deze vragen te beantwoorden. Noteer je eerste reactie, antwoorden op deze vragen.

Je eerste Wat ontvang je? lijst:

________________

Je tweede antwoord op Wat kun je letterlijk veranderen?:

________________

Je derde antwoord op Wat geef je vrij?:

________________

De eerste vraag: ontvangen

#1) Welke data en informatie, of materialen en mensen ontvang je? Krijg je binnen in je scherm, per telefoon of over de drempel?

Met andere woorden, welke data en informatie landt er in jouw inbox, ICT systeem, telefoon, postvak? Welke materialen en mensen staan er op jou te wachten of komen op jou af?

Handig is één keer alles te noteren wat er zoal op je afkomt aan gegevens, informatie, materialen en mensen. Wat je je al schrijvende kunt herinneren.

Een andere manier is drie (werk)dagen tot een week bijhouden wat er op je afkomt aan data, informatie, vragen, verzoeken, mensen, dieren en materialen.

Beide manieren leveren je een lange, diverse lijst op waar je op een gegeven moment herhaling van zaken in ziet.

De tweede vraag: veranderen

#2) Voor welke zaken die je ontvangt heb je lees-, schrijf- en wijzigingsrechten?

Oftewel, welke data en informatie kun jij inzien, toevoegen of wijzigingen?

The crux is te focussen op datgene wat je ontvangt én vervolgens iets mee kunt. Iets mee doet. Invloed op hebt.

Doordat je het kunt lezen, veranderen of er iets aan toevoegt.

De derde vraag: vrijgeven

#3) Voor welke zaken die jij ontvangt en kunt veranderen, bepaal jij vrijgave aan klanten of vrijgave voor de volgende (organisatie) stap?

Met andere woorden, welke data en informatie, of materialen en mensen wachten op jou?

Oftewel, wanneer jij niet op je werk zou verschijnen, wat blijft er dan liggen?

Voor welke zaken maak jij de keuzes, neem jij beslissingen waar anderen mee verder gaan?

Chaos oplossen

Wanneer je nu nog bij me bent begin je wellicht de spagaat te zien tussen de waan van alle dag en de kern van je werk. Je lijkt overal aan mee te moeten doen, bij aanwezig te zijn, op te moeten reageren, etc. etc.

Waardoor verloren gaat dat we vanuit een basis rust echt een verschil kunnen maken voor anderen, de wereld.

In de haast van het werk zien we door de bomen het bos niet meer. Zodat oplossingen gecreëerd worden voor problemen die überhaupt niet hadden moeten bestaan. We verloren onze basis orde(s).

Want je denkt dat je er moet zijn, terug bellen, al je taken af hebben, reageren etc. Anders doe je het niet goed, toch?

Wacht, waarom zou je niet vanuit een inhoudelijke basis kunnen werken en tegelijkertijd prima leveren? En waarom zou je eigenlijk overal bij moeten zijn en op alles reageren terwijl er mensen, gezinsleden, collega’s en klanten daadwerkelijk van jouw keuzes en bijbehorende acties afhankelijk zijn?

De meeste mensen leren (onbewust) te doen wat en hoe anderen ook doen. En lopen daardoor grote kans om overspoeld te raken.

Méér mensen helpt niet zaken op orde te krijgen en op orde te houden. En ook niet om klachten of andere problemen op te lossen en voortaan te voorkomen. Je blijft achter de feiten aanlopen en bouwt met meer van hetzelfde zelfs een grotere achterstand op. Het lijkt of extra capaciteit de oplossing is, toch werkt meer van hetzelfde (gedrag) niet.

Op een bepaald moment heb ook jij teveel van jezelf gevraagd.

Dat is waarom je kristalhelder nodig hebt wat jouw kerntaak is.

Het beantwoorden van de eerste vraag is uitputtend qua hoeveelheid. Een hele lijst met zaken. Want er komt dagelijks heel wat op je af! De meest uiteenlopende zaken en het liefst ook nog gelijk opgepakt 😅.

De meeste (creatieve) tijd zit dan ook in het beantwoorden van de ONTVANGEN vraag.

Het antwoord op vraag twee geven wordt is al iets gemakkelijker. Tot welke van de lijst met zaken (resultaat van vraag 1) heb jij volledige toegang, permissie? Welke zaken kun jij letterlijk veranderen?

Tenslotte zorgt de derde vraag dat jouw kerntaak duidelijk wordt. Voor welke zaken die jij kunt veranderen neem jij de besluiten? Maak je keuzes die anderen niet kunnen en/of mogen maken.

Deel 3: Van niet genoeg naar kunnen rekenen op

Hebben we echt tekort?

Het afgelopen jaar (2023) is er onder meer veel geschreven en gesproken over personeelstekorten in Nederland. Werkdruk is alom tegenwoordig in het nieuws.

Toen ik dit las dacht ik, hebben we echt zoveel mensen nodig? Moet iedere organisatie 24/7 paraat staan, alle verzoeken meteen kunnen invullen? Moet er voor ieder probleem een oplossing komen?

‘Meer mensen’ is niet zonder meer de oplossing. Door werk anders te prioriteren en in te delen, door bij te zijn, krijg je sneller, meer gedaan. Mèt blijvend hogere kwaliteit.

Hoe herken je bedrijven die bij zijn? De organisaties of mensen die meer leveren met een hogere kwaliteit terwijl ze rust en ruimte uitstralen?

Je herkent bedrijven in de bouw die bij zijn bijvoorbeeld aan de bussen van hun schilders, loodgieters en andere medewerkers. Zij hebben blijvend nette, opgeruimde bussen waar het benodigde gereedschap een eigen plek heeft. Zij zijn ook degenen die bij een groter bouwproject (meerdere maanden) tijdens de start al zorgen voor een goede, droge en ook gezellige schaft plek die ze gedurende het project kunnen gebruiken. Ook als klant is een kop koffie voor jou.

Je herkent bij zijn aan antwoord krijgen wanneer je ‘kantoor’ belt met een specifieke vraag. Misschien eerst nog een receptioniste, daarna wel gelijk iemand die inhoudelijk op jouw verzoek reageert.

Je herkent bedrijven die bij zijn omdat ze zo nu en dan ook ‘nee’ verkopen. Omdat ze op korte tot middellange termijn de capaciteit niet hebben of omdat ze qua cultuur niet aan jou vraag kunnen voldoen.

Je herkent ondernemingen die bij zijn aan hun betrokkenheid bij werknemers en klanten.

Je herkent mensen die bij zijn doordat ze hun vak doorgronden.

Je herkent mensen die bij zijn aan het feit dat ze echt luisteren als het even niet lekker loopt.

Je herkent bedrijven die bij zijn doordat ze, waar nodig, een stap extra zetten.

Je herkent bedrijven die bij zijn omdat ze sneller leveren dan verwacht of het ruim op tijd laten weten wanneer ze de vraag niet in kunnen vullen.

Je herkent bedrijven die bij zijn aan het feit dat ze grenzen hebben. Lef tonen. Zoals een zeer goed lopende winkel die zondag, maandag, dinsdag gesloten is en niet aan koopavond doet. Binnen openingstijden reageren ze snel en persoonlijk en geven ze je tijd om de voor jou beste keuze te maken.

Je herkent bedrijven die bij zijn aan het feit dat ze hun mensen en klanten écht kennen. Ze hebben oprecht interesse en verrassen regelmatig.

Je herkent organisaties die bij zijn aan weinig verloop en verzuim.

Je herkent organisaties die bij zijn aan hun rustige energie, tijd en ruimte voor mensen.

Bedrijven die bij zijn hebben twee dingen gemeen: ze zijn betrokken bij hun medewerkers en hun klanten én ze doorgronden hun vak.

Ze zijn hun medewerkers (zichzelf) van dienst. Waardoor klanten zo goed mogelijk geholpen worden.

Wacht, de derde vraag, de zaken waar anderen van jouw keuzes of besluiten afhankelijk zijn?

Je kunt afhankelijkheid zo groot en zo klein maken als je zelf wilt. Mijn voorkeur is zo klein mogelijk. Met name HOE het werk uitgevoerd wordt, laat dat aan de mensen over die het werk uitvoeren.
Kies wie, wat, waar en wanneer en laat de mensen die het werk uitvoeren gaandeweg voor elkaar krijgen hoe ze dat het beste kunnen doen.

Want bemoei je je met het hoe dan trek je teveel naar je toe.

Tot nu toe samengevat:

1) Drie vragen: ontvangen, veranderen en vrijgeven.

2) De daadwerkelijke uitvoering op één en daarom eerst de basis op orde voor de mensen op de werkvloer of in het veld. Met hulp van vier W’s: Wie, Wanneer, Waar en Wat.

Het Hoe? Dat laat je aan deze uitvoerende experts zelf over.

Te nemen hordes

Hordes die je weghouden van bij zijn.

De lastigste horde ben jezelf

We overschatten hoeveel we kunnen doen op één werkdag en we onderschatten hoeveel we voor elkaar kunnen krijgen in bijvoorbeeld één uur iedere werkdag.

We hechten teveel waarde aan wat we denken dat anderen van ons verwachten en we doen te weinig wat echt belangrijk is.

Ons eigen gedrag is bepalend voor de output, het resultaat. Het gevoel dat je bij jezelf en anderen achter laat.

Mensen om je heen

Mensen zijn gemakkelijker te nemen hordes. Wat daar enorm voor helpt is jouw bij zijn uur aan het begin van iedere werkdag doen. Vóór dat er commentaar kan komen, heb jij jouw belangrijkste taak al klaar. En daarmee de meeste vragen en meningen al voorkomen.

Praktische hordes

Praktische hordes zijn hordes die voor verbetering vatbaar zijn. Zoals het aantal gebruikershandelingen in een ICT systeem.

De invloed van praktische hordes op resultaten is niet bepalend vergeleken met menselijk gedrag. Wèl van invloed. Praktische hordes zijn het zeker waard om gedegen aan te werken voor de middellange tot lange termijn.

Zoals minder ‘clicks’ in systemen en praktische tools (melding aanvullen voorraad, een stelling, of misschien een bladblazer) voor de uitvoering.

Deel 4: Plan van aanpak: bij zijn

Tot zover weten we wat onze belangrijkste kerntaak of kerntaken zijn qua werk, huishouden of andere zaken waar we bij betrokken zijn.

En we weten dat ons eigen gedrag bepaalt.

Het is tijd om daadwerkelijk bij te zijn.

Iedere werkdag eerst,
bij voorkeur met een vaste start- en eindtijd,
het nieuwe of veranderde sinds de vorige werkdag oppakken.

Daarna oudere aanvragen, verzoeken of ander achterstallig werk bijwerken.

Maximaal één uur tot je bij bent. Of, in de eerste week tot weken, bij zijn doen tot het uur om is.

Elke nieuwe aanvraag of wijziging doorgronden, kiezen, en actie op ondernemen. Zover mogelijk verder brengen.

Openstaande acties zo ver mogelijk opvolgen tot uiteindelijk afgerond.

Wat je niet doet:

op cc’s reageren
extra vergaderen
overleggen over de aanpak van het werk
onmiddellijk reageren of meebuigen

Wat je wel doet:

doen
contact
bedanken
uitzoeken

Plan van aanpak

Wees samen bij. Minimaal de eerste zes weken met twee of meer mensen tegelijkertijd (ons eigen) bij zijn werk doen.
Loopt het werk je over de schoenen? Werk dan eerst de gemakkelijkste (kleinste) taken bij. Want dat ruimt op.
Wil je hulp? Welkom om gebruik te maken van mijn bij zijn begeleiding.

Wat ik doe voor preventie

Ik ben bij met vraag en aanbod en ik begeleid mensen bij te zijn omdat ik dat leuk vind om te doen, er blij van wordt. Ik heb zelf ervaren dat bij zijn gezond werkt en problemen voorkomt.

Bij zijn als basis orde waar jij en anderen op kunnen rekenen, door leren en plezier van ervaren.

Bij zijn als basis kun je overal inzetten en begint thuis. Immers, met ontbijt, schone kleren en op tijd start je je werk of op school beter.

Zo werk je ook beter met de juiste data in je scherm en enkel openstaande zaken in je zicht.

Tenslotte,

Morgen mag ik weer bij zijn, voor collega’s en klanten, zin in! Daarna eventueel wat opvolg – en initiatie werk, en mogelijk in de middag nog iets uitzoeken, doorgronden, ordenen of delen.

Dat is mijn bij zijn ritme. Het ritme dat mij ruimte geeft zaken met plezier gedegen voor elkaar te krijgen.

Zowel voor betaalde – als onbetaalde bijdrages gebruik ik dan ook de drie vragen:

1) Wat is er gevraagd, wat komt er op mijn bord?

2) Wat op dat bord kan ik veranderen?

3) Wat op dat bord dat ik kan veranderen is bepalend om verder te kunnen? Voor mijzelf en of anderen.

Laten we zó werken dat we doorgronden wat we aan het doen zijn en hoe we dat doen. Bij zijn is daar voor de basis orde.

Ik wens dat we ons steentje met plezier bijdragen,

Maritza Witteveen
procdm