procdm | data sense, bij zijn en primaire communicatie

Tag: werk

Een betere wereld begint bij een betere omgeving

Eerst bouwen aan een veilige omgeving met basis faciliteiten, schone materialen, ruimte, duidelijke communicatie en, waar nodig, begeleiding. Liefst samen met de mensen die bij die omgeving horen.

Want de verantwoordelijkheid voor een betere wereld ligt mijns inziens eerst bij de omgeving. Focus op de omgeving ten behoeve van de gehele groep.

Binnen zo’n veilige omgeving kun je vervolgens verantwoordelijkheid van mensen vragen. Als je ten minste bereid bent een ‘Nee, dank je’ even welkom te heten als een ‘Ja, prima!’

Lees verder

Elke werkdag beter

Waar wil je beter in worden?

Wil je meer klanten kunnen bedienen? Wil je sneller kunnen reageren, antwoorden en of leveren?

Wil je meer flow, plezier in de organisatie ervaren? Wil je de branche kennis in je organisatie zien toenemen?

Zoek je een groter bereik? Wil je een nieuwe stap zetten?

Wil je meer ruimte in je organisatie ervaren? In de zin van minder handelingen en of ‘clicks’ en exit to-do-lists?

Wil je beter worden in wat je doet?



Ongeacht wat je wilt bereiken, het begint van binnen naar buiten. De waardevolste stap voorwaarts heeft te maken met begrijpen, kiezen door te doen en opvolgen. In mijn woorden: sense, flow & following up.

Sense, flow & following up gedrag kun je ondersteunen met ICT systemen. Overzichtelijk, traceerbaar, begrensd en meetbaar.

Kunnen vertrouwen op de gegevens in je scherm en wat dan nog mogelijk is. Waardoor je kunt omgaan met elke vraag, elk nieuw verzoek.

Dan word je steeds beter in wat je doet.

Wat wil je voor elkaar krijgen?

Soms zie je door de bomen het bos niet meer.

Wat wil je voor elkaar krijgen? En wat moet daar nog voor gedaan worden?

Wanneer wil je het voor elkaar hebben? Heb je een deadline, een datum? 

Verzamel een lijst van wat er nog voor gedaan moet worden. Alles wat je op dit moment binnen 5 minuten kunt verzamelen en je te binnen schiet.

Daarvan kies je iets wat je nu zo ver mogelijk gaat afronden:

#1) Rekening houdend met de volgorde waarin het werk het handigst gedaan wordt. Zoals eerst stofzuigen, dan dweilen. Of eerst bij zijn, daarna werken aan de niet-urgente, belangrijke taak op je bord.

#2) Kun je taken schrappen of delegeren? Doe dat.

#3) Op basis van wat je op dit moment het beste kunt. Ben je op dit moment in staat de diepte in te duiken om echt te willen begrijpen, tot in detail uit te zoeken, of iets klopt, hoe iets werkt?
Of werkt het nu beter om eerst ‘laaghangend fruit’ te pakken? Werk wat je gemakkelijk afgaat, waar je niet echt hoeft na te denken en waarvan je in korte tijd een hele hoop kunt afronden?

Al doende wordt het taak na taak duidelijker wat er nog voor gedaan moet worden en hoe dat het beste gedaan kan worden.

Op het moment dat je weer ‘weet’ dat je het voor elkaar krijgt, zie je door de bomen het bos weer. En hoef je alleen nog zo goed mogelijk uit te blijven voeren. Tot de lijst van wat er nog voor gedaan moet worden… leeg is.

Met plezier werken begint met opdagen

Goed werk leveren begint met er zijn.

Een medewerker die op het rooster staat en present is.

Een planner, manager of meer algemeen, de organisatie: welke laat merken dat zij je melding, vraag of verzoek gezien heeft. Er is.

Kortom, met plezier werken begint met opdagen.

Op de werkvloer is ‘er zijn’ heel concreet. Wanneer iemand er volgens het rooster al had moeten zijn en hij is er niet: bel je.

Op kantoor kunnen je collega’s van de werkvloer ervaren dat jij er (voor hen) bent wanneer je iedere werkdag opnieuw bij bent met alle nieuwe vragen, verzoeken en wijzigingen sinds de vorige werkdag.
Dit laatste klinkt misschien als heel-veel-werk en niet-gelijk-als-eerste-zin-in.
En het werkt als ontzettend prettig, exit to-do-lijst en weten waar je aan toe bent.

Inclusief ruimte voor de volgende stap die je voor elkaar wilt krijgen.

Of ruimte om als kantoor medewerker zelf eens op de werkvloer mee te mogen draaien 💪.

Wat is bij zijn?

Terug komen van vakantie en enkel de nieuwe aanvragen, verzoeken en wijzigingen van vandaag, misschien een paar die gistermiddag laat binnen kwamen, in je scherm zien. Je collega’s hebben gedurende jouw vakantie gezorgd dat jullie werk uitstekend bij bleef.

Meteen antwoord kunnen geven. Omdat de gegevens in je scherm bij zijn. Binnen twee tot vijf ‘clicks’ weet je hoe je iemand kunt helpen.

Elke werkdag een bij zijn moment. Bij met taken die je structureel uitvoert: de kern van je werk.
Bijvoorbeeld als kantoor medewerker het moment waarop je alle nieuwe aanvragen, verzoeken en wijzingen die binnen kwamen sinds de vorige werkdag hebt verwerkt. De mail weer bij is, de bijbehorende inboxen (zo ver mogelijk) leeg. Of als manager het moment waarop je alle nieuwe (hulp) vragen of verzoeken van je team sinds de vorige werkdag hebt beantwoord, opgevolgd of afgerond.

Tijdens het werk, kort ‘sparren’ over de aanpak van lastigere situaties waar je niet 1-2-3 uit komt. Je collega en of leidinggevende kijken even mee met wat je doet en delen ervaring waarmee je verder kunt.

Dat je het klanten snel laat weten het wanneer je niet kunt voldoen aan hun vraag. Om wat voor reden dan ook. Zodat de klant (nog) een andere oplossing kan organiseren. Eventueel stel je een alternatieve oplossing voor.

Tijd hebben om ergens in te duiken. Iets uit te zoeken en zaken te verbeteren. Waarna het werk weer een stapje beter, menselijker, handiger, sneller of accurater kan worden gedaan.

Kortom, bij zijn is samen werken vanuit rust.

Elkaars werk kunnen over nemen, met verstand van zaken

Effectief team werk bestaat uit een team waarin je gebruikt maakt van ieders sterkste kanten. En is een team waarbij iedereen het werk van elkaar over kan nemen wanneer dat zo uitkomt.

Zoals mensen die sterk zijn in ordenen en puzzelen… dat werk laten doen. Of mensen die communicatief sterk zijn… het bel werk laten doen.

Op deze manier hebben er al twee mensen weet van dezelfde klant of client. De één omdat hij of zij de klant of client gesproken heeft, de ander omdat hij de gegevens zo ver mogelijk verwerkt heeft. Samen voldoen ze aan de vraag die werd gesteld.

In een effectief team leven mensen en zaken! Je kunt eens ergens samen om lachen. Je staat er niet alleen voor, er is altijd iemand die er ook weet van heeft. Daadwerkelijk, met de handen in de klei, weet van heeft.

En wanneer je er zelf een paar dagen, of langere periode niet bent, wordt je werk naadloos overgenomen door je collega(’s). Ordenen & puzzelen of juist bellen kunnen zij prima een tijdje van je overnemen. Ze weten wat er speelt en hebben toegang tot de laatste stand van zaken. Vaak hebben ze al honderden keren zijdelings gehoord hoe jij belt of gezien hoe jij wijzigingen verwerkt.


Wanneer je een effectief team hebt, hebben andere mensen vaak niet eens in de gaten dat iemand anders hen te woord staat. En zo wel, dan zijn ze vaak geïntrigeerd in hoe het kan dat je hen zo gemakkelijk te woord staat… met verstand van zaken.

In plaats van een out of office reply,

kun je elkaars werk overnemen. Zodat iemand met een vraag niet hoeft te horen: ‘Nee, die is op woensdag altijd vrij’ of direct een out-of-office reply krijgt.

Je zoekt de naam, het bedrijf, de locatie of de opdracht op. En je scherm toont wat, wanneer, door wie het laatst besloten en gedaan is.

Daarmee beslis je of je iemand verder kunt helpen of dat je soms toch beter helpt met een terugbel verzoek.

Voor de meeste vragen is een terugbel verzoek onnodig wanneer de gegevens in je scherm bij zijn. Dan kun je gewoon reageren in lijn met waar de dienstverlening voor iemand op dat moment is. Die verschilt als het goed is namelijk niet van hoe jij werkt voor de mensen die aan jouw toegewezen zijn.

Luister naar mensen, sta ze te woord, reageer en help ze, indien je half kunt, een stap verder.