procdm | data sense, bij zijn en primaire communicatie

Tag: effectief

Wat is bij zijn?

Terug komen van vakantie en enkel de nieuwe aanvragen, verzoeken en wijzigingen van vandaag, misschien een paar die gistermiddag laat binnen kwamen, in je scherm zien. Je collega’s hebben gedurende jouw vakantie gezorgd dat jullie werk uitstekend bij bleef.

Meteen antwoord kunnen geven. Omdat de gegevens in je scherm bij zijn. Binnen twee tot vijf ‘clicks’ weet je hoe je iemand kunt helpen.

Elke werkdag een bij zijn moment. Bij met taken die je structureel uitvoert: de kern van je werk.
Bijvoorbeeld als kantoor medewerker het moment waarop je alle nieuwe aanvragen, verzoeken en wijzingen die binnen kwamen sinds de vorige werkdag hebt verwerkt. De mail weer bij is, de bijbehorende inboxen (zo ver mogelijk) leeg. Of als manager het moment waarop je alle nieuwe (hulp) vragen of verzoeken van je team sinds de vorige werkdag hebt beantwoord, opgevolgd of afgerond.

Tijdens het werk, kort ‘sparren’ over de aanpak van lastigere situaties waar je niet 1-2-3 uit komt. Je collega en of leidinggevende kijken even mee met wat je doet en delen ervaring waarmee je verder kunt.

Dat je het klanten snel laat weten het wanneer je niet kunt voldoen aan hun vraag. Om wat voor reden dan ook. Zodat de klant (nog) een andere oplossing kan organiseren. Eventueel stel je een alternatieve oplossing voor.

Tijd hebben om ergens in te duiken. Iets uit te zoeken en zaken te verbeteren. Waarna het werk weer een stapje beter, menselijker, handiger, sneller of accurater kan worden gedaan.

Kortom, bij zijn is samen werken vanuit rust.

Elkaars werk kunnen over nemen, met verstand van zaken

Effectief team werk bestaat uit een team waarin je gebruikt maakt van ieders sterkste kanten. En is een team waarbij iedereen het werk van elkaar over kan nemen wanneer dat zo uitkomt.

Zoals mensen die sterk zijn in ordenen en puzzelen… dat werk laten doen. Of mensen die communicatief sterk zijn… het bel werk laten doen.

Op deze manier hebben er al twee mensen weet van dezelfde klant of client. De één omdat hij of zij de klant of client gesproken heeft, de ander omdat hij de gegevens zo ver mogelijk verwerkt heeft. Samen voldoen ze aan de vraag die werd gesteld.

In een effectief team leven mensen en zaken! Je kunt eens ergens samen om lachen. Je staat er niet alleen voor, er is altijd iemand die er ook weet van heeft. Daadwerkelijk, met de handen in de klei, weet van heeft.

En wanneer je er zelf een paar dagen, of langere periode niet bent, wordt je werk naadloos overgenomen door je collega(’s). Ordenen & puzzelen of juist bellen kunnen zij prima een tijdje van je overnemen. Ze weten wat er speelt en hebben toegang tot de laatste stand van zaken. Vaak hebben ze al honderden keren zijdelings gehoord hoe jij belt of gezien hoe jij wijzigingen verwerkt.


Wanneer je een effectief team hebt, hebben andere mensen vaak niet eens in de gaten dat iemand anders hen te woord staat. En zo wel, dan zijn ze vaak geïntrigeerd in hoe het kan dat je hen zo gemakkelijk te woord staat… met verstand van zaken.

In plaats van een out of office reply,

kun je elkaars werk overnemen. Zodat iemand met een vraag niet hoeft te horen: ‘Nee, die is op woensdag altijd vrij’ of direct een out-of-office reply krijgt.

Je zoekt de naam, het bedrijf, de locatie of de opdracht op. En je scherm toont wat, wanneer, door wie het laatst besloten en gedaan is.

Daarmee beslis je of je iemand verder kunt helpen of dat je soms toch beter helpt met een terugbel verzoek.

Voor de meeste vragen is een terugbel verzoek onnodig wanneer de gegevens in je scherm bij zijn. Dan kun je gewoon reageren in lijn met waar de dienstverlening voor iemand op dat moment is. Die verschilt als het goed is namelijk niet van hoe jij werkt voor de mensen die aan jouw toegewezen zijn.

Luister naar mensen, sta ze te woord, reageer en help ze, indien je half kunt, een stap verder.