Tag: routine (Pagina 1 van 2)

Aandacht voor klanten

24 november 2023 / Maritza

In theorie is het werk goed te doen. In praktijk loop je achter de feiten aan. Het werk loopt steeds meer medewerkers over de schoenen.

Qua planning is er hulp. De één helpt de klanten en een ander houdt de boel bij.

Aan de slag help je klanten en probeer je tussen door de boel bij te houden. De ingeplande hulp? Die doet de administratie of iets anders.
Als medewerker sta je er alleen voor.

Werken met klanten, of ze nu bellen, mailen of voor je neus staan, vergt aandacht. Want iedere klant is anders en bij iedereen ben je opnieuw alert om ze van dienst te kunnen zijn. De ene klant wil een heldere verzoek snel afgehandeld hebben, de ander zoekt meer een luisterend oor.
Werk met klanten of cliënten, op kantoor, in de zorg, in een winkel, loopt het grootste deel van de werkdag door. Onder tussen ook nog bij zijn met administratie, voorraden, opruimen en schoonmaken is, wanneer je de ene na de andere klant helpt, niet (goed) te doen.

Niet goed te doen in de zin van foutgevoelig (continu switchen van taken) en demotiverend (onafgeronde taken).

Dat kan anders.

Hoe zet jij je team, je medewerkers in? Geef je mensen de kans uit te blinken in wat ze doen? (Of jaag je ze onbedoeld weg?)

Wat je voor één persoon doet, vormt de groep

30 november 2022 / Maritza

Soms heb je een groep die collectief nog niet uit de verf komt. Goede intenties zijn er, de puntjes op de ‘i’ niet.

In zo’n situatie kost een collectieve stap voorwaarts extra energie. Een deel van de groep sluit meteen aan bij een volgende stap, de rest sluit op hun eigen moment en of eigen manier aan, soms haakt een enkeling zelfs af.

Vecht daar niet tegen. Accepteer deze realiteit en omarm het.

Lees verder

Dankzij mensen komt een rooster rond

22 oktober 2022 / Maritza

Op maandagochtend uit de nachtdienst komen en dinsdagochtend een vroege dienst werken. Wat gezond is, verschilt van persoon tot persoon en ook van (tijdelijke) omstandigheden in het leven.

Er zijn vroege vogels die gedijen op strak vier tot vijf ochtenddiensten achter elkaar. Er zijn nachtwachten die liever ook geen middagdiensten willen werken. Er zijn mensen die gedijen op om de dag een dienst. Zoals er ook mensen zijn die alle diensten kunnen en willen werken zolang ze maar niet de combinatie ’s-ochtends-uit-de-nachtdienst-komen-met-de-volgende-dag-een-vroege-dienst krijgen.

Gezonde werkritmes houden zoveel mogelijk rekening met waar, wanneer, en in wat voor werk iedereen tot zijn recht komt. Waardoor minder verloop, minder verzuim en een grotere betrokkenheid.

En dan is er nog het hier en nu. Van een plotseling overlijden tot onverwacht verrast worden met een lang weekend weg.

Bereid zijn (snel) te schakelen wanneer een collega (onverwacht) verstek laat gaan, biedt ruimte een extra stap te zetten of werk anders te organiseren.

Dankzij alle wensen, noden en omstandigheden van mensen komt een rooster rond.

Op orde houden maakt verschil

20 oktober 2022 / Maritza

Iets ordenen lukt de meeste mensen wel. Als de ‘nood’ hoog genoeg is ruim je de kamer op, gooi je het afval weg en poets je de keuken. Neem je een besluit, reageer je op een klacht en ruim je de mail box op.

Orde houden is een ander verhaal. Dat vergt gedrag waar je op kunt rekenen gedurende een langere periode. Zaken op gezette tijden doen of (bewust) laten.

Het is er zijn, op komen dagen. De voorbereiding gedaan hebben, materialen bij je. Je (kern) taak doen. Zien, horen en waar nodig opvolgen. Gedrag waar jij en anderen, op kunnen rekenen. Het blijkt meestal ook ontvankelijk en aanstekelijk gedrag!

Orde houden begint met er iedere werkdag te zijn. Letterlijk op de werkvloer, op kantoor of online present. En vervolgens je kerntaken, naar beste kunnen, uit te voeren. Je rol te zijn, te weten wat je kerntaak is en verantwoordelijkheid te nemen door wat je doet en laat.

Als voorzitter bijvoorbeeld mensen welkom heten en de vergadering starten. Als oproep winkelmedewerker het team groeten, de schoonmaak spullen pakken en het eerste schap leeg halen. Of als kantoor medewerker iedere werkdag eerst te reageren op alle nieuwe aanvragen en wijzigingen sinds de vorige werkdag. Het liefst door deze nieuwe aanvragen en wijzigingen verder te brengen en, indien mogelijk, af te ronden.

Ordenen is belangrijk, op orde houden maakt verschil.

Kun je op de kwaliteit van jouw werk rekenen?

18 oktober 2022 / Maritza

Werk je op een manier waar je op kunt rekenen? Lever je kwaliteit en innoveer je waar en wanneer dat nodig is?

Kunnen anderen van jouw werk op aan? Met name mensen die van jouw acties afhankelijk zijn om verder te kunnen?

Geeft, hoe je je werk doet, jou ruimte? Ruimte om, waar nodig, zaken uit te zoeken, een alternatief te vinden, te overleggen, even de benen te strekken… en ineens te ‘weten’ hoe je een lastige zaak wel kunt tackelen?

Bij zijn is een manier van werken waar je op kunt rekenen. Een ritme wat flow geeft en wat uitnodigt mee te doen. Een structuur met ruimte om te willen begrijpen.

Bij zijn is kwaliteit leveren en elke dag een stapje beter worden in wat je doet.

Het is elke dag opnieuw een bij zijn moment met je kerntaak of kerntaken. En daardoor ruimte om te luisteren of om creatieve, alternatieve oplossingen te vinden wanneer de gevraagde oplossing als zodanig niet mogelijk is.

Ook al vind je soms wel ergens iets van, je oordeelt niet. Door bij te zijn zie je de realiteit, accepteer je die en bouw je vanuit daar.

Je weet wanneer er een extra stap nodig is en steekt de handen desnoods letterlijk uit de mouwen.

Bij zijn is een combinatie van willen begrijpen (sense) en doen (daadkracht), binnen organisatorische grenzen. Actieve service met compassie voor mensen, binnen het vermogen van de organisatie.

Door bij te zijn krijg je samen meer voor elkaar, wordt er meer mogelijk en heb je plezier onderweg!

Iedereen is bij met iets

25 september 2022 / Maritza

Iedereen is bij met iets. Elke dag opstaan en aan het werk of naar school gaan. Routines als ontbijten of een huisdier eten geven. Iedereen is wel ergens bij mee.

Wanneer je ergens een bij zijn routine van gemaakt hebt kost het doen geen (denk) kracht meer. En roept de uitvoering nagenoeg geen weerstand meer op. Je voert het uit. Daar kun je op rekenen. En ongemerkt wordt je er steeds een stapje beter en handiger in.

Wanneer je bij bent met kern taken thuis, in je werk, sport en of studie, ontstaat er ruimte voor net even anders zaken, voor iets nieuws of voor de niet urgente, belangrijke zaken die je al wilde oppakken.

Zelf bijdragen aan wat je wenst

30 juni 2022 / Maritza

Stel, je wilt een hogere opkomst van je team. Je wenst dat iedereen er elke keer is, meedoet en zijn best doet. Dan kun je mensen dat vragen, zeggen, het per procedure vastleggen of op een andere manier proberen af te dwingen.

Waarschijnlijk werkt dat een keer, een tweede keer. Daarna zakt de opkomst opnieuw in of wordt er in het meedoen gesaboteerd.

Wat werkt,
sneller dan je nu verwacht,
blijvend, ook in moeilijkere tijden
én intrinsiek motiverend…
is zelf er iedere keer te zijn.

Voorbereid, alert en klaar om je bijdrage te leveren.
Wat de uiteindelijke bijdrage dan ook blijkt te zijn.

Er zelf zijn en bijdragen aan wat je wenst dat er gebeurt, is intrinsiek bevorderend leiden. Datgene wat je doet en laat ‘zegt’ het duidelijkst wat je wilt.

Week 24 en een vraag over week drie

21 juni 2022 / Maritza

Het is week 24 en ik krijg een vraag over een factuur uit week drie. Even zoeken en de vraag blijkt eerder gesteld en beantwoord. Een tien minuten klusje.

Achterstanden kosten organisaties en de mensen met – en voor wie ze werken teveel. Qua geld, tijd en energie.

Ik weet dat het onbegonnen werk lijkt de stroom vragen, verzoeken, wijzigingen en nieuwe aanvragen dagelijks bij te werken.
En ja, het lijkt verstandig taken op te sparen om ze in één keer achter elkaar af te handelen.

Toch blijkt dat zaken laten liggen fouten genereert en teveel kost.

Wanneer je besluit bij te zijn gaat dat veel gemakkelijker en sneller dan je nu verwacht. Het is zelfs leuk om te doen!

Dagelijks bij zijn creëert ruimte. Het zorgt dat je lichter, prettiger, gemakkelijker en creatiever kunt werken. Wanneer je kiest bij te zijn, is bij zijn vrij snel jullie nieuwe status quo.

Door bij te zijn, worden zaken, binnen een werkdag opgepakt, beantwoord of in ieder geval opgevolgd met een eerste reactie. Ook wanneer het maanden later gestelde vragen betreft 😉.