Gezond roosteren en plannen | procdm

Tag: bij zijn (Pagina 1 van 2)

Met een ‘Nee, lukt niet’ kun je verder

Wanneer je belt met een vraag voor hulp wil je ervaren dat degene die opneemt je ‘gezien’, gehoord en ook begrepen heeft. En soms wil je ook gewoon direct antwoord.

Direct antwoord is niet altijd mogelijk. Geeft niet, zeker wanneer je eerder goed geholpen bent.

Wat je wel verwacht is zo snel mogelijk antwoord of ten minste een update.
‘We zijn er mee bezig’ wanneer je zelf weer belt, is niet genoeg. Geeft niet het vertrouwen dat je zoekt.

Hoe kun je als organisatie voldoen aan de verwachtingen van klanten?

  • Door van ‘We zijn er mee bezig’ naar ‘Ik ben er mee bezig’ te switchen. Neem persoonlijk de verantwoordelijkheid dat je snel met het antwoord of een update zult komen. Of je dat nu zelf doet of daar een collega voor moet inschakelen, je neemt actie en volgt die actie op.
  • Zorgen dat je organisatie bij is. Zodat je hulp vragen inhoudelijk kunt beantwoorden. Zodat je direct kunt doornemen wat er, op het moment van bellen, mogelijk is.
  • Voor de middellange termijn ICT inschakelen om eenvoudiger bij te kunnen zijn. Van meerdere handelingen… naar met één click kunnen aangeven wat er mogelijk is.
  • Antwoorden door de gevraagde hulp te bieden. Of antwoorden dat de gevraagde hulp niet lukt, eventueel een alternatief voorleggen.

Laat het zo snel mogelijk weten wanneer de gevraagde hulp bieden niet lukt. In ‘het ongewisse’ staat de klant stil, met een ‘Nee’ kan de klant verder.

Met plezier werken begint met opdagen

Goed werk leveren begint met er zijn.

Een medewerker die op het rooster staat en present is.

Een planner, manager of meer algemeen, de organisatie: welke laat merken dat zij je melding, vraag of verzoek gezien heeft. Er is.

Kortom, met plezier werken begint met opdagen.

Op de werkvloer is ‘er zijn’ heel concreet. Wanneer iemand er volgens het rooster al had moeten zijn en hij is er niet: bel je.

Op kantoor kunnen je collega’s van de werkvloer ervaren dat jij er (voor hen) bent wanneer je iedere werkdag opnieuw bij bent met alle nieuwe vragen, verzoeken en wijzigingen sinds de vorige werkdag.
Dit laatste klinkt misschien als heel-veel-werk en niet-gelijk-als-eerste-zin-in.
En het werkt als ontzettend prettig, exit to-do-lijst en weten waar je aan toe bent.

Inclusief ruimte voor de volgende stap die je voor elkaar wilt krijgen.

Of ruimte om als kantoor medewerker zelf eens op de werkvloer mee te mogen draaien 💪.

Van overwhelm naar flow

Het gevoel dat je constant achter de feiten aanloopt. Nieuwe opdrachten die voor je neus weggekaapt worden. Veel opstarttijd nodig hebben: het duurt lang voor je ergens prettig geconcentreerd mee bezig bent.

Achterstanden die oplopen.

Het goede nieuws is dat er genoeg te doen is. Je hebt (meer dan) genoeg werk. Zeker wanneer aan je getrokken wordt; dan verwachten, hopen mensen nog steeds dat jij ze uiteindelijk kunt helpen.

Meer goed nieuws: van een duidelijke achterstand valt veel te leren. Je ervaart waartoe je in staat bent wanneer je het uiteindelijk allemaal inloopt.

Hoe pak je een achterstand aan?

#0) Door alle taken waar je mee achter loopt én alle huidige taken die je op dit moment hebt te noteren. Kortom, alles wat van je verwacht wordt.

#2) On-the-job werk je dit overzicht steeds bij. Taken die je over het hoofd hebt gezien voeg je toe en taken die je hebt afgerond verwijder je. Doel is dit overzicht zo snel mogelijk blanco te krijgen. 

Misschien dat je nu denkt; nou, ik vink liever af wat ik al gedaan heb. Voor dit overzicht geldt echter: afgerond is van de lijst. Je focus wil je geheel en al hebben op wat nog moet en het ‘succes’ is… dat je ziet dat die lijst kleiner en kleiner wordt. 



#1) Achterstanden haal je in door eerst te zorgen voor het huidige werk. Het werk wat je er sinds de vorige werkdag bij gekregen hebt. Dat je daar mee bij bent en blijft. Zodat je met die werkzaamheden relaxed in de pas blijft lopen met je collega’s en klanten.
Zoals elke werkdag eerst het nieuwe of gewijzigde van de vorige werkdag verwerken. ‘Sense, flow & following up’ voor je kerntaak doen.

Eerst alle werk ‘sinds de vorige werkdag’ biedt direct flow omdat je collega’s en klanten ook aan deze werkzaamheden werken. Je werkt samen. En het voorkomt dat je nieuwe achterstanden opbouwt. Want je doorbreekt hierdoor gelijk de vicieuze cirkel van steeds meer achterlopen.

#3) Na het werk ‘sinds de vorige werkdag’ haal je stap voor stap de achterstand in.



Een topprestatie kun je, in werk wat achter loopt, niet meer leveren. Goed afronden kan wel. 

Kun je op de kwaliteit van jouw werk rekenen?

Werk je op een manier waar je op kunt rekenen? Lever je kwaliteit en innoveer je waar en wanneer dat nodig is?

Kunnen anderen van jouw werk op aan? Met name mensen die van jouw acties afhankelijk zijn om verder te kunnen? 

Geeft, hoe je je werk doet, jou ruimte? Ruimte om, waar nodig, zaken uit te zoeken, een alternatief te vinden, te overleggen, even de benen te strekken… en ineens te weten hoe je een lastige zaak wel kunt tackelen?



Bij zijn is een manier van werken waar je op kunt rekenen. Een ritme wat flow geeft en wat uitnodigt mee te doen. Een structuur met ruimte om te willen begrijpen.

Bij zijn is kwaliteit leveren en elke dag een stapje beter worden in wat je doet.

Het is elke dag opnieuw een bij zijn moment met je kerntaak of kerntaken. En daardoor ruimte om te luisteren of om creatieve, alternatieve oplossingen te vinden wanneer de gevraagde oplossing als zodanig niet mogelijk is.

Ook al vind je soms wel ergens iets van, je oordeelt niet. Door bij te zijn zie je de realiteit, accepteer je die en bouw je vanuit daar.

Je weet wanneer er een extra stap nodig is en steekt de handen desnoods letterlijk uit de mouwen.

Bij zijn is een combinatie van willen begrijpen (sense) en doen (daadkracht), binnen organisatorische grenzen. Actieve service met compassie voor mensen, binnen het vermogen van de organisatie.



Door bij te zijn krijg je samen meer voor elkaar, wordt er meer mogelijk en heb je plezier onderweg!

Iedereen is bij met iets

Iedereen is bij met iets. Elke dag opstaan en aan het werk of naar school gaan. Routines als ontbijten of een huisdier eten geven. Iedereen is wel ergens bij mee.

Wanneer je ergens een bij zijn routine van gemaakt hebt kost het doen geen denkkracht meer. En roept de uitvoering nagenoeg geen weerstand meer op. Je voert het uit. Daar kun je op rekenen. En ongemerkt wordt je er steeds een stapje beter en handiger in.

Wanneer je bij bent met kerntaken thuis, in je werk, sport en of studie, ontstaat er ruimte voor net even anders zaken, voor iets nieuws of voor de niet urgente, belangrijke zaken die je al wilde oppakken.

Wat is bij zijn?

Terug komen van vakantie en enkel de nieuwe aanvragen, verzoeken en wijzigingen van vandaag, misschien een paar die gistermiddag laat binnen kwamen, in je scherm zien. Je collega’s hebben gedurende jouw vakantie gezorgd dat jullie werk uitstekend bij bleef.

Meteen antwoord kunnen geven. Omdat de gegevens in je scherm bij zijn. Binnen twee tot vijf ‘clicks’ weet je hoe je iemand kunt helpen.

Elke werkdag een bij zijn moment. Bij met taken die je structureel uitvoert: de kern van je werk.
Bijvoorbeeld als kantoor medewerker het moment waarop je alle nieuwe aanvragen, verzoeken en wijzingen die binnen kwamen sinds de vorige werkdag hebt verwerkt. De mail weer bij is, de bijbehorende inboxen (zo ver mogelijk) leeg. Of als manager het moment waarop je alle nieuwe (hulp) vragen of verzoeken van je team sinds de vorige werkdag hebt beantwoord, opgevolgd of afgerond.

Tijdens het werk, kort ‘sparren’ over de aanpak van lastigere situaties waar je niet 1-2-3 uit komt. Je collega en of leidinggevende kijken even mee met wat je doet en delen ervaring waarmee je verder kunt.

Dat je het klanten snel laat weten het wanneer je niet kunt voldoen aan hun vraag. Om wat voor reden dan ook. Zodat de klant (nog) een andere oplossing kan organiseren. Eventueel stel je een alternatieve oplossing voor.

Tijd hebben om ergens in te duiken. Iets uit te zoeken en zaken te verbeteren. Waarna het werk weer een stapje beter, menselijker, handiger, sneller of accurater kan worden gedaan.

Kortom, bij zijn is samen werken vanuit rust.

« Oudere berichten

© 2023 Facilitating flow

Thema gemaakt door Anders NorenBoven ↑