Bij zijn | procdm

Tag: bij zijn (Pagina 1 van 2)

Aandacht voor klanten

In theorie is het werk goed te doen. In praktijk loop je achter de feiten aan. Het werk loopt steeds meer medewerkers over de schoenen. 

Qua planning is er hulp. De één helpt de klanten en een ander houdt de boel bij.

Aan de slag help je klanten en probeer je tussen door de boel bij te houden. De ingeplande hulp? Die doet de administratie of iets anders.
Als medewerker sta je er alleen voor. 

Werken met klanten, of ze nu bellen, mailen of voor je neus staan, vergt aandacht. Want iedere klant is anders en bij iedereen ben je opnieuw alert om ze van dienst te kunnen zijn. De ene klant wil een heldere verzoek snel afgehandeld hebben, de ander zoekt meer een luisterend oor.
Werk met klanten of cliënten, op kantoor, in de zorg, in een winkel, loopt het grootste deel van de werkdag door. Onder tussen ook nog bij zijn met administratie, voorraden, opruimen en schoonmaken is, wanneer je de ene na de andere klant helpt, niet (goed) te doen.

Niet goed te doen in de zin van foutgevoelig (continu switchen van taken) en demotiverend (onafgeronde taken).

Dat kan anders.

Hoe zet jij je team, je medewerkers in? Geef je mensen de kans uit te blinken in wat ze doen? (Of jaag je ze onbedoeld weg?)

Goed plannen is (onbewust) werven

Wanneer je goed plant,
blijken de mensen die je plant…
nieuwe mensen aan te trekken.

Je plant goed wanneer je:

  • tijd neemt voor iemand die iets wil vertellen
  • luistert met de wil om te begrijpen
  • rekening houdt met ieder’s beschikbaarheid
  • rekening houdt met ‘vroege vogels’ en meer ‘avondmensen’
  • rekening houdt met het aantal uren per week dat iemand wil werken en of nodig heeft
  • mensen aanspoort wat langer achter elkaar vrij te nemen. Omdat je ‘ziet’ dat het ze goed zou doen.
  • accepteert dat iemand, om welke reden dan ook, (onverwacht) afzegt. En je vervolgens je uiterste best doet vervanging te vinden.
  • eventueel wat over jezelf vertelt. Huis dier, hobby of anekdote.
  • een keer vraagt ‘Hoe gaat het met je?’
  • letterlijk een keer mee werkt met de mensen die je plant. Hoe is het op locatie?
  • leert van wat de mensen die je plant allemaal meemaken!
  • elke werkdag als eerste weer bij bent met de planning
  • geduldig op iemand’s reactie kan wachten
  • gelooft in mensen, van het positieve uitgaat
  • na aanname van een klacht eerst wederhoor toepast
  • je verontschuldigt voor een fout
  • ‘fouten’ aanneemt en deze zo snel mogelijk oplost, beperkt of schadeloos stelt
  • ‘fouten’ van anderen kunt overnemen. Of in ieder geval helpt (even) te parkeren.
  • je de 25-jarige huwelijksdag, de vakantiebestemming, het huis dier en/of de hobby herinnert
  • elke werkdag opnieuw zo optimaal mogelijk plant
  • van elke vraag, verzoek of wijziging in ieder geval zo snel mogelijk laat weten dat je iemand’s bericht gezien hebt
  • op elke vraag en verzoek antwoordt. Ook wanneer er niet aan voldaan kan worden. En ook wanneer het al eerder gevraagd is.
  • bij twijfel navraag doet. ‘Wat bedoel je precies? Doe ik het zo goed?’
  • helder communiceert. Eén duidelijke vraag, met eventueel een kleine personal touch, per bericht.
  • elke dag een beetje beter wordt in plannen en aanverwante zaken
  • zo plant dat je zo min mogelijk tijd en energie van mensen vraagt
  • zo plant, dat de mensen die je plant… vanuit rust kunnen doen waar zij goed in zijn!
  • ruimte hebt
  • er bent.


Zo komen mensen bij je terug!

Achterstand opgelopen? Begin met nieuwe achterstanden te voorkomen

Een achterstand los je op door allereerst te zorgen dat je geen nieuwe achterstand oploopt.

Vanaf nu je werkdag starten… met het (zo ver mogelijk) afhandelen van alle nieuwe en gewijzigde zaken sinds de vorige werkdag! 


Iedere werkdag eerst… de nieuwe en lopende zaken (zo ver mogelijk) afronden.

Vervolgens jouw achterstand oppakken.

Dossier voor dossier. Aanvraag na aanvraag.

Uitzoeken, ordenen, (stug) doorzetten en afronden.

Van overwhelm naar flow

Het gevoel dat je constant achter de feiten aanloopt. Nieuwe opdrachten die voor je neus weggekaapt worden. Veel opstarttijd nodig hebben: het duurt lang voor je ergens prettig geconcentreerd mee bezig bent.

Achterstanden die oplopen.

Het goede nieuws is dat er genoeg te doen is. Je hebt (meer dan) genoeg werk. Zeker wanneer aan je getrokken wordt; dan verwachten, hopen mensen nog steeds dat jij ze uiteindelijk kunt helpen.

Meer goed nieuws: van een duidelijke achterstand valt veel te leren. Je ervaart waartoe je in staat bent wanneer je het uiteindelijk allemaal inloopt.

Hoe pak je een achterstand aan?

#0) Door alle taken waar je mee achter loopt én alle huidige taken die je op dit moment hebt te noteren. Kortom, alles wat van je verwacht wordt.

#2) On-the-job werk je dit overzicht steeds bij. Taken die je over het hoofd hebt gezien voeg je toe en taken die je hebt afgerond verwijder je. Doel is dit overzicht zo snel mogelijk blanco te krijgen. 

Misschien dat je nu denkt; nou, ik vink liever af wat ik al gedaan heb. Voor dit overzicht geldt echter: afgerond is van de lijst. Je focus wil je geheel en al hebben op wat nog moet en het ‘succes’ is… dat je ziet dat die lijst kleiner en kleiner wordt. 



#1) Achterstanden haal je in door eerst te zorgen voor het huidige werk. Het werk wat je er sinds de vorige werkdag bij gekregen hebt. Dat je daar mee bij bent en blijft. Zodat je met die werkzaamheden relaxed in de pas blijft lopen met je collega’s en klanten.
Zoals elke werkdag eerst het nieuwe of gewijzigde van de vorige werkdag verwerken. ‘Sense, flow & following up’ voor je kerntaak doen.

Eerst alle werk ‘sinds de vorige werkdag’ biedt direct flow omdat je collega’s en klanten ook aan deze werkzaamheden werken. Je werkt samen. En het voorkomt dat je nieuwe achterstanden opbouwt. Want je doorbreekt hierdoor gelijk de vicieuze cirkel van steeds meer achterlopen.

#3) Na het werk ‘sinds de vorige werkdag’ haal je stap voor stap de achterstand in.



Een prestatie kun je, in werk wat achter loopt, niet meer leveren. Goed afronden kan nog wel. 

Op orde houden maakt verschil

Iets ordenen lukt de meeste mensen wel. Als de ‘nood’ hoog genoeg is ruim je de kamer op, gooi je het afval weg en poets je de keuken. Neem je een besluit, reageer je op een klacht en ruim je de mail box op.


Orde houden is een ander verhaal. Dat vergt gedrag waar je op kunt rekenen gedurende een langere periode. Zaken op gezette tijden doen of (bewust) laten.

Het is er zijn, op komen dagen. De voorbereiding gedaan hebben, materialen bij je. Je (kern) taak doen. Zien, horen en waar nodig opvolgen. Gedrag waar jij en anderen, op kunnen rekenen. Het blijkt meestal ook ontvankelijk en aanstekelijk gedrag!

Orde houden begint met er iedere werkdag te zijn. Letterlijk op de werkvloer, op kantoor of online present. En vervolgens je kerntaken, naar beste kunnen, uit te voeren. Je rol te zijn, te weten wat je kerntaak is en verantwoordelijkheid te nemen door wat je doet en laat.

Als voorzitter bijvoorbeeld mensen welkom heten en de vergadering starten. Als oproep winkelmedewerker het team groeten, de schoonmaak spullen pakken en het eerste schap leeg halen. Of als kantoor medewerker iedere werkdag eerst te reageren op alle nieuwe aanvragen en wijzigingen sinds de vorige werkdag. Het liefst door deze nieuwe aanvragen en wijzigingen verder te brengen en, indien mogelijk, af te ronden.


Ordenen is belangrijk, op orde houden maakt verschil.

Kun je op de kwaliteit van jouw werk rekenen?

Werk je op een manier waar je op kunt rekenen? Lever je kwaliteit en innoveer je waar en wanneer dat nodig is?

Kunnen anderen van jouw werk op aan? Met name mensen die van jouw acties afhankelijk zijn om verder te kunnen? 

Geeft, hoe je je werk doet, jou ruimte? Ruimte om, waar nodig, zaken uit te zoeken, een alternatief te vinden, te overleggen, even de benen te strekken… en ineens te ‘weten’ hoe je een lastige zaak wel kunt tackelen?



Bij zijn is een manier van werken waar je op kunt rekenen. Een ritme wat flow geeft en wat uitnodigt mee te doen. Een structuur met ruimte om te willen begrijpen.

Bij zijn is kwaliteit leveren en elke dag een stapje beter worden in wat je doet.

Het is elke dag opnieuw een bij zijn moment met je kerntaak of kerntaken. En daardoor ruimte om te luisteren of om creatieve, alternatieve oplossingen te vinden wanneer de gevraagde oplossing als zodanig niet mogelijk is.

Ook al vind je soms wel ergens iets van, je oordeelt niet. Door bij te zijn zie je de realiteit, accepteer je die en bouw je vanuit daar.

Je weet wanneer er een extra stap nodig is en steekt de handen desnoods letterlijk uit de mouwen.

Bij zijn is een combinatie van willen begrijpen (sense) en doen (daadkracht), binnen organisatorische grenzen. Actieve service met compassie voor mensen, binnen het vermogen van de organisatie.



Door bij te zijn krijg je samen meer voor elkaar, wordt er meer mogelijk en heb je plezier onderweg!

Iedereen is bij met iets

Iedereen is bij met iets. Elke dag opstaan en aan het werk of naar school gaan. Routines als ontbijten of een huisdier eten geven. Iedereen is wel ergens bij mee.

Wanneer je ergens een bij zijn routine van gemaakt hebt kost het doen geen (denk) kracht meer. En roept de uitvoering nagenoeg geen weerstand meer op. Je voert het uit. Daar kun je op rekenen. En ongemerkt wordt je er steeds een stapje beter en handiger in.

Wanneer je bij bent met kern taken thuis, in je werk, sport en of studie, ontstaat er ruimte voor net even anders zaken, voor iets nieuws of voor de niet urgente, belangrijke zaken die je al wilde oppakken.

« Oudere berichten

© 2023 Facilitating flow

Thema gemaakt door Anders NorenBoven ↑