Auteur: Maritza (Pagina 5 van 5)

Meer routines, minder procedures

7 april 2022 / Maritza

Een routine is een regelmatig terugkerende handeling die geen denkkracht of document kost. Zoals tandenpoetsen voor je slapen gaat.

Een procedure is een document met handelingen die je in de gedocumenteerde volgorde uitvoert om een taak te voldoen.

Alhoewel je ‘tandenpoetsen’ prima in een procedure kunt vastleggen zijn er verschillen tussen procedures en routines. Verschillen in fouten en energie, waardoor ik, waar mogelijk, routines inzet.

Plan, do, report verschillen tussen procedures en routines:

#1) Een procedure is een plan met een verwacht resultaat. In detail gedocumenteerd. De uitvoering dient te geschieden volgens plan. Elke afwijking of onverwachte uitkomst dient gerapporteerd te worden.
Een routine is geen plan. Een routine focust op resultaat en laat in de uitvoering ruimte voor de organisatie cultuur. Routines doe je en de exacte uitvoering kun je ‘lezen’ met behulp van data (inhoudelijke data en meta data zoals audit trail data).

#2) Een procedure heeft strak omlijnde verwachtingen van de nabije toekomst. Een routine faciliteert de nabije toekomst.

#3) Een procedure biedt kans op fouten. Elke afwijking of onverwachte uitkomst is niet volgens plan en dient gerapporteerd te worden. Waarbij het feitelijk rapporteren van fouten best lastig is. Want als mens zijn we geneigd er een verklaring bij te leveren.
Een routine focust op doen en afronden en biedt onderweg ruimte voor (nog) beter.

#4) Een procedure focust op juist handelen.
Een routine focust op feitelijk resultaat. Tanden gepoetst, inbox leeg, alle nieuwe – en gewijzigde aanvragen sinds de vorige werkdag verwerkt, alle openstaande zaken nalopen en waar dat kon, verder gebracht of afgerond.

#5) Een procedure vraagt ‘must’ en ‘should’ van mensen die de procedure volgen.
Een routine vraagt ‘could’ en ‘must have’ van mensen die de routine uitvoeren.

#6) Een procedure kost denkkracht om te voldoen aan de procedure.
Een routine kost zo nu en dan creatieve denkkracht om de beste eerstvolgende actie te doen.

Wanneer het om vliegtuigen, intensive care, vaccinaties, drinkwater, gasleidingen, kortom, leven en dood gaat: procedures, procedures, procedures. Wanneer het (zakelijke) dienstverlening betreft waar een minder zwart/wit resultaat past: minder procedures, meer routines alsjeblieft.

Omdat routines naast resultaat, mensen ruimte geven te groeien.

^©️procdm

Your core task, to do every work day

6 april 2022 / Maritza

#1 What information and data do you receive?

#2 What information and data you receive…

do you have read, write and modify access to?

#3 What information and data you receive

and have read, write and modify access to…

do you decide upon for release to colleagues or clients?

What exactly do colleagues and customers depend on… what only you can do?

That’s your core task.

That’s the task to do every work day,

#1 Check if there is any new – or changed information and data regarding your core task since the previous work day.

#2 Decide upon this new – or changed information and data since the previous work day by acting correspondently.

Doing so serves people.
More than we can imagine.

^©️procdm

‘Nieuw’ aantrekkelijker dan Wat Is?

1 april 2022 / Maritza

Een nieuw programma, nieuwe software, nieuwe klanten, een nieuwe medewerker, een nieuw project… trekken allemaal aandacht. In het begin.

Een andere manier van handelen… begint pas na een tijdje op te vallen.

Werken vanuit Wat Is,

#1) Begint klein. Door bijvoorbeeld vanaf nu ten minste met een ‘dank je wel voor je bericht’ te reageren op elke mail die binnenkomt. Persoonlijk.

#2) Begint met het pakken van ‘laaghangend fruit’. Die stappen binnen je proces van dienstverlening aanpakken die je direct beter kunt doen. Zoals over elk nieuw verzoek of elke wijziging zo snel mogelijk, daadwerkelijk een beslissing nemen. Letterlijk de bijbehorende actie te doen. Antwoorden, beginnen, doen, inplannen, afmelden, etc.

#3) Begint met hulp vragen aan je team, aan de mensen om jou heen. Geef mensen de kans je positief te verrassen. Zij maken zaken uiteindelijk beter dan verwacht.

#4) Is doorgronden wat je hebt. Kunnen de huidige mensen, systemen, materialen en processen helpen bij datgene wat je voor ogen hebt?

#5) Vereist te weten wat je voor elkaar wilt krijgen. Zoals een hogere omzet, een hoger winstpercentage, nieuwe klanten, minder fouten, minder klachten, minder retour zendingen of een hoger percentage matches. De vertaalslag van dat wat je voor ogen hebt in iets wat (eenvoudig) te tellen is.

#6) Staat of valt met je daadwerkelijk kunnen verbinden met Wat Is. Zoals contact hebben met de mensen die het werk doen, de data van de organisatie kunnen lezen en letterlijk zelf mee werken om zaken inside out te kunnen begrijpen en, waar nodig, te verbeteren.

Werken vanuit Wat Is, is niet direct de aantrekkelijkste en mentaal gemakkelijkste manier. Voorbij de korte termijn blijkt werken vanuit Wat Is… wel de duurzaamste te zijn.

Want een kleine verandering in gedrag herbergt de grootste kans van blijvende verbetering.

^©️procdm

Je doet iets goed want je organisatie staat

31 maart 2022 / Maritza

Je hebt als organisatie wensen, mogelijkheden, ziet ruimte voor verbetering en wilt kansen benutten.

Kijk daarbij ook eens achterom

#1) Kijk om naar wat er al staat. De organisatie, het bedrijf, het team zoals het inmiddels is. Ze heeft bestaansrecht.

#2) De medewerkers die er zijn, de klanten die je bedient, de systemen die je gebruikt, de routines die je hebt.

Het werkt, je doet iets goed!

Laat je niet overrompelen, overrulen of overtuigen door wat voor extern voorstel, advies of ‘moeten’ ook. Hoe fancy, onmisbaar, onontkoombaar en sterk ook gepresenteerd.

#3) Kijk naar de groei die je organisatie heeft doorgemaakt en naar wat er onderweg is geleerd.

#4) Naar de zaken die zijn beleefd, de ervaring die is opgedaan en de mensen die jullie ontmoetten en spraken.

#5) Kijk hoelang deze organisatie er al is!

Kijk om en put daar richting, kracht en energie uit.

Een volgende stap? Met wat is. Vanuit wat is. Je organisatie leert zelf het beste hoe.

En (externe) hulp? Prima… zolang je zelf de regie houdt!

^©️procdm

Waarderen van wat is

31 maart 2022 / Maritza

Elk bedrijf, elke organisatie, elk team is anders. Heeft kennis, kunde, karakter en een eigen manier van doen.

Wil je aan de slag met een organisatie, een team, ontdek dan eerst wat is. Leer waarderen wat is. Je bewust verbinden met wat is.

Om te beginnen,

#1) Wie zijn er? Wie zijn zij? Wat doen zij? En wat willen zij?

#2) Wat zijn de huidige aantallen? De beschikbare capaciteit, het aantal leveringen, de reactie snelheid, etc.

#3) Welke systemen worden regelmatig gebruikt? Komt de voorraad -, aanvraag – of lever status in deze systemen overeen met wat er op de vloer gebeurt?

#4) Hoe wordt er gehandeld? Wordt er initiatief genomen, gereageerd, afgewacht, afgeschoven, besloten en of opgevolgd?

#5) Waar gaat het deze organisatie in de kern om? Gaat het om de winst, om de eigen mensen, om de klanten die ze van dienst is, om de bijdrage die ze levert?

En wat je er ook van vindt, omarm het. Accepteer de realiteit. Verbind je met de gang van zaken. Gaandeweg ervaar je steeds beter waarom die is zoals ie is.

Immers, het hier en nu is de basis. En hoe eerder je je dat realiseert, hoe sneller noodzakelijke veranderingen plaatsvinden.

Werk met wat is. Geef mensen de kans je positief te verrassen. En krijg vanuit daar… zaken voor elkaar.