Categorie: sense (Pagina 3 van 4)

Dankzij mensen komt een rooster rond

22 oktober 2022 / Maritza

Op maandagochtend uit de nachtdienst komen en dinsdagochtend een vroege dienst werken. Wat gezond is, verschilt van persoon tot persoon en ook van (tijdelijke) omstandigheden in het leven.

Er zijn vroege vogels die gedijen op strak vier tot vijf ochtenddiensten achter elkaar. Er zijn nachtwachten die liever ook geen middagdiensten willen werken. Er zijn mensen die gedijen op om de dag een dienst. Zoals er ook mensen zijn die alle diensten kunnen en willen werken zolang ze maar niet de combinatie ’s-ochtends-uit-de-nachtdienst-komen-met-de-volgende-dag-een-vroege-dienst krijgen.

Gezonde werkritmes houden zoveel mogelijk rekening met waar, wanneer, en in wat voor werk iedereen tot zijn recht komt. Waardoor minder verloop, minder verzuim en een grotere betrokkenheid.

En dan is er nog het hier en nu. Van een plotseling overlijden tot onverwacht verrast worden met een lang weekend weg.

Bereid zijn (snel) te schakelen wanneer een collega (onverwacht) verstek laat gaan, biedt ruimte een extra stap te zetten of werk anders te organiseren.

Dankzij alle wensen, noden en omstandigheden van mensen komt een rooster rond.

Op orde houden maakt verschil

20 oktober 2022 / Maritza

Iets ordenen lukt de meeste mensen wel. Als de ‘nood’ hoog genoeg is ruim je de kamer op, gooi je het afval weg en poets je de keuken. Neem je een besluit, reageer je op een klacht en ruim je de mail box op.

Orde houden is een ander verhaal. Dat vergt gedrag waar je op kunt rekenen gedurende een langere periode. Zaken op gezette tijden doen of (bewust) laten.

Het is er zijn, op komen dagen. De voorbereiding gedaan hebben, materialen bij je. Je (kern) taak doen. Zien, horen en waar nodig opvolgen. Gedrag waar jij en anderen, op kunnen rekenen. Het blijkt meestal ook ontvankelijk en aanstekelijk gedrag!

Orde houden begint met er iedere werkdag te zijn. Letterlijk op de werkvloer, op kantoor of online present. En vervolgens je kerntaken, naar beste kunnen, uit te voeren. Je rol te zijn, te weten wat je kerntaak is en verantwoordelijkheid te nemen door wat je doet en laat.

Als voorzitter bijvoorbeeld mensen welkom heten en de vergadering starten. Als oproep winkelmedewerker het team groeten, de schoonmaak spullen pakken en het eerste schap leeg halen. Of als kantoor medewerker iedere werkdag eerst te reageren op alle nieuwe aanvragen en wijzigingen sinds de vorige werkdag. Het liefst door deze nieuwe aanvragen en wijzigingen verder te brengen en, indien mogelijk, af te ronden.

Ordenen is belangrijk, op orde houden maakt verschil.

Don’t blame, help people get up

2 juli 2022 / Maritza

How people react upon other people’s mistakes makes a difference for many.
For the one making the mistake as well as for the ones present when it happened.

Whenever you make a mistake, and yes, we regularly do, because hey, we’re humans, you’ll know it. Bugger.
But it’s said, done and we can’t turn back time.

When people around you just let you be with your fault for a moment:
don’t rub it in,
keep their mouth shut,
and their posture in the now and near future,
the more likely you won’t make that mistake ever again. Not on purpose for sure.

When you receive some undisturbed time from the people with you,
just for a couple of seconds or a day:
you can let your fault sink in,
learn from it
and do things differently now and in the future.

Every time people think they need to say something about flaws others accidentally committed,
punishing, pinpointing others how they should have behaved or done,
people’s attention shifts from learning… to getting frustrated and angry with the ones who’d done better.
Or worse, shifts from the opportunity to learn… to hide oneself or pleasing their judges.

People who give true space, let you be for the time you need and then just help you get up, lead.
You (unconsciously) know it’s safe to be who you are while they are in charge.
As a consequence, you are getting better in what you do.

Wat doe je na een nare ervaring? Blijf je staan?

1 juli 2022 / Maritza

Het is makkelijk mee doen als het goed gaat. Maar wat doe je wanneer het een tijdje niet zo leuk is? Misschien zelfs een keer echt ‘naar’ is geweest? Wellicht mede door jouw toedoen?

Sta je er dan weer?

Degenen die er de volgende keer weer staan tonen ruggengraat. Het zijn mensen op wie je kunt rekenen, met wie je kunt bouwen en met wie je zaken voor elkaar krijgt.

Degenen die na het ‘nare incident’ besloten voortaan weg te blijven,
blijven, vooral aan zichzelf, herhalen en verklaren waarom zij toen afgehaakt zijn.

De eerstvolgende handschoen heb ik nieuw opgepakt met het besluit te blijven staan. Wetend dat ik er uit zou kunnen komen wat er ook zou gaan gebeuren. Vervolgens mooie dingen beleefd, nieuwe zaken geleerd en prachtige verhalen verzameld!

Zelf bijdragen aan wat je wenst

30 juni 2022 / Maritza

Stel, je wilt een hogere opkomst van je team. Je wenst dat iedereen er elke keer is, meedoet en zijn best doet. Dan kun je mensen dat vragen, zeggen, het per procedure vastleggen of op een andere manier proberen af te dwingen.

Waarschijnlijk werkt dat een keer, een tweede keer. Daarna zakt de opkomst opnieuw in of wordt er in het meedoen gesaboteerd.

Wat werkt,
sneller dan je nu verwacht,
blijvend, ook in moeilijkere tijden
én intrinsiek motiverend…
is zelf er iedere keer te zijn.

Voorbereid, alert en klaar om je bijdrage te leveren.
Wat de uiteindelijke bijdrage dan ook blijkt te zijn.

Er zelf zijn en bijdragen aan wat je wenst dat er gebeurt, is intrinsiek bevorderend leiden. Datgene wat je doet en laat ‘zegt’ het duidelijkst wat je wilt.

Fijn dat je er bent!

22 juni 2022 / Maritza

Mensen zien en als medewerker ervaren dat je gezien wordt, is niet onlosmakelijk verbonden aan het werken in teamverband.

Of je gezien wordt, hangt in beginsel af van hoe een team ingezet wordt.

Wanneer een team bestaat uit individuele, zelfstandige medewerkers die elkaar aflossen en zelden tegelijkertijd samen aan iets werken, kan het lang duren voordat je als nieuwe collega echt gezien en geaccepteerd wordt.
Voordat iemand opmerkt: “ Fijn dat je er bent!”
Simpelweg omdat jullie, door het weinige contact, langer oppervlakkig kunnen blijven. Het zijn teams die, mits klein en met weinig verloop, wel uitstekend kunnen functioneren.

Aan de andere kant van het spectrum bestaat een team uit een vrijblijvende groep mensen die, in de tijdsspanne dat ze samen zijn, iets voor elkaar boksen. Deze teams kunnen op helder afgebakende klussen snel resultaat boeken. Iedereen wordt gezien. Alleen al door de dingen die je samen, tijdens het werken mee maakt. Daarbij sta je er in zo’n team letterlijk niet alleen voor. Binnen deze teams leer of groei je, met name in het begin en bij nieuwe klussen, snel.

Vroeg of laat… je hoort er bij.

Week 24 en een vraag over week drie

21 juni 2022 / Maritza

Het is week 24 en ik krijg een vraag over een factuur uit week drie. Even zoeken en de vraag blijkt eerder gesteld en beantwoord. Een tien minuten klusje.

Achterstanden kosten organisaties en de mensen met – en voor wie ze werken teveel. Qua geld, tijd en energie.

Ik weet dat het onbegonnen werk lijkt de stroom vragen, verzoeken, wijzigingen en nieuwe aanvragen dagelijks bij te werken.
En ja, het lijkt verstandig taken op te sparen om ze in één keer achter elkaar af te handelen.

Toch blijkt dat zaken laten liggen fouten genereert en teveel kost.

Wanneer je besluit bij te zijn gaat dat veel gemakkelijker en sneller dan je nu verwacht. Het is zelfs leuk om te doen!

Dagelijks bij zijn creëert ruimte. Het zorgt dat je lichter, prettiger, gemakkelijker en creatiever kunt werken. Wanneer je kiest bij te zijn, is bij zijn vrij snel jullie nieuwe status quo.

Door bij te zijn, worden zaken, binnen een werkdag opgepakt, beantwoord of in ieder geval opgevolgd met een eerste reactie. Ook wanneer het maanden later gestelde vragen betreft 😉.

Meer routines, minder procedures

7 april 2022 / Maritza

Een routine is een regelmatig terugkerende handeling die geen denkkracht of document kost. Zoals tandenpoetsen voor je slapen gaat.

Een procedure is een document met handelingen die je in de gedocumenteerde volgorde uitvoert om een taak te voldoen.

Alhoewel je ‘tandenpoetsen’ prima in een procedure kunt vastleggen zijn er verschillen tussen procedures en routines. Verschillen in fouten en energie, waardoor ik, waar mogelijk, routines inzet.

Plan, do, report verschillen tussen procedures en routines:

#1) Een procedure is een plan met een verwacht resultaat. In detail gedocumenteerd. De uitvoering dient te geschieden volgens plan. Elke afwijking of onverwachte uitkomst dient gerapporteerd te worden.
Een routine is geen plan. Een routine focust op resultaat en laat in de uitvoering ruimte voor de organisatie cultuur. Routines doe je en de exacte uitvoering kun je ‘lezen’ met behulp van data (inhoudelijke data en meta data zoals audit trail data).

#2) Een procedure heeft strak omlijnde verwachtingen van de nabije toekomst. Een routine faciliteert de nabije toekomst.

#3) Een procedure biedt kans op fouten. Elke afwijking of onverwachte uitkomst is niet volgens plan en dient gerapporteerd te worden. Waarbij het feitelijk rapporteren van fouten best lastig is. Want als mens zijn we geneigd er een verklaring bij te leveren.
Een routine focust op doen en afronden en biedt onderweg ruimte voor (nog) beter.

#4) Een procedure focust op juist handelen.
Een routine focust op feitelijk resultaat. Tanden gepoetst, inbox leeg, alle nieuwe – en gewijzigde aanvragen sinds de vorige werkdag verwerkt, alle openstaande zaken nalopen en waar dat kon, verder gebracht of afgerond.

#5) Een procedure vraagt ‘must’ en ‘should’ van mensen die de procedure volgen.
Een routine vraagt ‘could’ en ‘must have’ van mensen die de routine uitvoeren.

#6) Een procedure kost denkkracht om te voldoen aan de procedure.
Een routine kost zo nu en dan creatieve denkkracht om de beste eerstvolgende actie te doen.

Wanneer het om vliegtuigen, intensive care, vaccinaties, drinkwater, gasleidingen, kortom, leven en dood gaat: procedures, procedures, procedures. Wanneer het (zakelijke) dienstverlening betreft waar een minder zwart/wit resultaat past: minder procedures, meer routines alsjeblieft.

Omdat routines naast resultaat, mensen ruimte geven te groeien.